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在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)越來越不能滿足現(xiàn)在軍工單位業(yè)務(wù)的需求了，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)暴露出它的局限性，顯得捉襟見肘。這種傳統(tǒng)的辦公方式在保密上確實有著很大的優(yōu)勢，但是存在著浪費人力、時間、效率低下的缺點，影響了企業(yè)的工作效率。在國家大力推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，很多企業(yè)單位已經(jīng)意識到信息化建設(shè)的重要性，開始加大信息化建設(shè)的投入和力度。
一、OA系統(tǒng)功能架構(gòu)和特點
目前，無論是大公司還是中小企業(yè)都在積極地呼吁并推行OA系統(tǒng)。而OA系統(tǒng)到底是什么，卻沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的定義，眾說紛紜，五花八門。其實OA系統(tǒng)也是無法定義的，因為每個單位都有著自己獨特的業(yè)務(wù)特點和情況，辦公的側(cè)重點自然也有所不同，所以O(shè)A的定義自然也不統(tǒng)一。就OA系統(tǒng)要實現(xiàn)的功能來說，主要有以下：公文處理和傳遞，如公文擬稿、核稿、簽發(fā)、分發(fā)、簽收、批辦、傳閱直至最后的歸檔；信息發(fā)布和評論，如通告、會議通知的發(fā)布和就相關(guān)主題信息發(fā)表相關(guān)評論；電子郵件；會議管理；領(lǐng)導(dǎo)日程管理；信息資源檢索以及相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)等。從某種意義上，OA系統(tǒng)的特點就是最大限度的擺脫紙質(zhì)載體和傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)上實行無紙化的電子化操作。
二、OA系統(tǒng)建設(shè)的意義
OA系統(tǒng)是一個融合了先進(jìn)管理理念和工作方式的全新系統(tǒng)，有很多優(yōu)勢之處，它的運行必定對企業(yè)單位的科研生產(chǎn)和科研管理起到相當(dāng)大的促進(jìn)作用。
1、節(jié)省時間，提高效率，加快辦公效率
以往傳統(tǒng)模式下的文件傳遞和分發(fā)，完全依靠人力，工作人員經(jīng)常拿著一個文件夾樓上樓下的走，請領(lǐng)導(dǎo)批辦，然后再按照領(lǐng)導(dǎo)的意見進(jìn)行承辦和傳閱。甚至一個通知要發(fā)給各單位，也要把整個樓層跑個遍，才能傳達(dá)到位，整個傳遞的環(huán)節(jié)不但大大消耗了人力，還極大地浪費了時間。有些文件是急件，要突出它的時效性，但是整個環(huán)節(jié)太冗余，時效性往往不是很突出。如果把這些工作都移到OA系統(tǒng)上的話，會大大地減少人力和時間的投入，而且會顯著地提高效率。
2、減少單位計算機管理工作的負(fù)擔(dān)
采用OA系統(tǒng)后，可以減少移動存儲介質(zhì)的使用或完全不使用的話，就大大降低了安全風(fēng)險，所以在OA系統(tǒng)中傳遞信息，例如使用局域網(wǎng)電子郵箱，就可以避免使用涉密移動存儲介質(zhì)，而且還能杜絕介質(zhì)在不同機器上插拔所帶來的病毒和木馬威脅。在OA系統(tǒng)中，統(tǒng)一配置查殺病毒軟件，又減少了傳統(tǒng)環(huán)境下從互聯(lián)網(wǎng)下載病毒庫移植到涉密機上的風(fēng)險。此外，對整個系統(tǒng)，無論是安全策略，還是審計監(jiān)控，都實行統(tǒng)一化管理，不僅為計算機管理工作人員減輕了負(fù)擔(dān)，也減少了泄密隱患。
3、權(quán)限管理，加強交流
企業(yè)單位工作人員的職位不同，看到的信息也應(yīng)該是不同的，因此OA系統(tǒng)所有信息應(yīng)進(jìn)行等級保護(hù)，權(quán)限管理，相應(yīng)權(quán)限的人看到相應(yīng)信息，避免低密級的人知悉高密級信息�？梢哉f，雖是同一個平臺，不同的人看到的內(nèi)容卻有所不同，這也正符合企業(yè)單位的特點，將一些企業(yè)管理的重要信息知悉范圍控制到最小化。此外，針對相應(yīng)主題的信息，有權(quán)限的人可以針對該信息發(fā)表自己的言論和看法，這又加強了信息的交流和互動，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠知道廣大群眾的想法和態(tài)度，有利于工作的促進(jìn)和開展。所以，權(quán)限管理并不是割斷了大家的聯(lián)系，反而使大家能在相應(yīng)的范圍內(nèi)更好的交流。
4、簡化領(lǐng)導(dǎo)工作
目前存在一個現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要在文件上進(jìn)行批閱，所以桌上往往堆積著一打厚厚要處理的文件、通知和技術(shù)資料，有時堆積如山。領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常收到基層送來的文件，不但數(shù)量多，種類也繁雜，有時在外出差，桌上的文件經(jīng)常放置幾天沒有處理，這樣增加很大的安全隱患。等領(lǐng)導(dǎo)回來，面對如此多要處理的文件，增加了工作的復(fù)雜度，有些需要處理的文件或會議通知已經(jīng)過了待辦時間。為了改變這種零亂的工作方式，可以實行電子化辦公，每次進(jìn)行身份認(rèn)證，進(jìn)入自己待辦工作界面，逐一處理就可以，如果要出差，可以將一些工作在系統(tǒng)中指定相應(yīng)的代理人即可。這樣既簡化了工作又沒有遺漏工作。
三、系統(tǒng)在建設(shè)中存在的問題
1、系統(tǒng)要符合本單位的實際情況
目前很多企業(yè)單位已經(jīng)有自己的信息部門，并具備一定的開發(fā)能力，但是OA系統(tǒng)是一個大型的多人協(xié)調(diào)操作，有一定規(guī)范流程，并涉及多學(xué)科的系統(tǒng)。在開發(fā)這個系統(tǒng)時，必然要投入很大的人力、財力和時間。如果由本單位工作人員開發(fā)，往往會使自己設(shè)計的系統(tǒng)陷入自身的設(shè)計局限性，可以說存在一定的開發(fā)周期和風(fēng)險。所以大多數(shù)都選擇購買市場上的成熟產(chǎn)品，并二次開發(fā)。在購買OA系統(tǒng)的過程中，不要盲目的追求價錢高，也不要認(rèn)準(zhǔn)哪家便宜；更不要看到其他單位引進(jìn)了某公司的OA系統(tǒng)，就爭相效仿。因為價錢高，功能多，但未必適合自己，有些功能也是浪費；別的單位引進(jìn)的OA系統(tǒng)是與別人業(yè)務(wù)相符，并不一定適合自己。在采購過程中，一定要從本單位的實際情況出發(fā)，結(jié)合本單位特點，綜合考慮，合理規(guī)劃，在根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點合理二次開發(fā)。
2、建設(shè)中需要協(xié)調(diào)配合，統(tǒng)籌安排
在系統(tǒng)的開發(fā)初期，需要協(xié)調(diào)好技術(shù)開發(fā)人員和相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員（系統(tǒng)使用者），開發(fā)者一般只懂技術(shù)，但不懂業(yè)務(wù)；而將來的系統(tǒng)使用者精通業(yè)務(wù)卻不懂技術(shù)。一個好的系統(tǒng)，并不是開發(fā)人員憑空捏造，胡亂猜想的，是需要一點一點調(diào)研的，他們也不可能在很短的時間內(nèi)精通整個業(yè)務(wù)流程，這是不現(xiàn)實的。所以，有必要建立一種良好的溝通機制，將業(yè)務(wù)人員所表達(dá)的意思能夠被開發(fā)人員所理解，并表述清楚每個細(xì)節(jié)，而開發(fā)人員也要不斷地進(jìn)行信息反饋，使雙方都知道對方的意圖和自己想要知道的信息。
3、OA系統(tǒng)建設(shè)是一項長期的工作
任何應(yīng)用系統(tǒng)在推廣使用時，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為這個OA系統(tǒng)還沒有做到最完善的地步，還不具備使用的條件。一定要等到一個完美的系統(tǒng)擺在面前才會使用，如果這樣的話，永遠(yuǎn)發(fā)現(xiàn)不了該系統(tǒng)的不足，始終感覺該系統(tǒng)很陌生。其實人與系統(tǒng)是需要互相適應(yīng)的，人需要不斷地摸索使用，從而適應(yīng)這種工作方式和使用方法，在使用中發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)的不足，然后根據(jù)用戶的合理性要求，技術(shù)人員不斷地改進(jìn)和完善，最終實現(xiàn)系統(tǒng)和人的統(tǒng)一。OA系統(tǒng)在最初時，可能不具備完全運行的條件，也許只實現(xiàn)了部分功能，但是大家一定要看清系統(tǒng)的潛在的價值，這需要用戶和技術(shù)人員共同的努力。
結(jié)束語：辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)雖然在系統(tǒng)建設(shè)中也存在這樣那樣的問題和困難，但是它的優(yōu)越性已經(jīng)充分的體現(xiàn)出來，而且必定成為以后的辦公趨勢和方向，必將對公司的發(fā)展和管理提供強有力的支持和保障，并產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。
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