關(guān)于企業(yè)實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的思考論文

　　在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)越來(lái)越不能滿(mǎn)足現(xiàn)在軍工單位業(yè)務(wù)的需求了，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)暴露出它的局限性，顯得捉襟見(jiàn)肘。這種傳統(tǒng)的辦公方式在保密上確實(shí)有著很大的優(yōu)勢(shì)，但是存在著浪費(fèi)人力、時(shí)間、效率低下的缺點(diǎn)，影響了企業(yè)的工作效率。在國(guó)家大力推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，很多企業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，開(kāi)始加大信息化建設(shè)的投入和力度。

　　一、OA系統(tǒng)功能架構(gòu)和特點(diǎn)

　　目前，無(wú)論是大公司還是中小企業(yè)都在積極地呼吁并推行OA系統(tǒng)。而OA系統(tǒng)到底是什么，卻沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的定義，眾說(shuō)紛紜，五花八門(mén)。其實(shí)OA系統(tǒng)也是無(wú)法定義的，因?yàn)槊總�(gè)單位都有著自己獨(dú)特的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和情況，辦公的側(cè)重點(diǎn)自然也有所不同，所以O(shè)A的定義自然也不統(tǒng)一。就OA系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的功能來(lái)說(shuō)，主要有以下：公文處理和傳遞，如公文擬稿、核稿、簽發(fā)、分發(fā)、簽收、批辦、傳閱直至最后的歸檔；信息發(fā)布和評(píng)論，如通告、會(huì)議通知的發(fā)布和就相關(guān)主題信息發(fā)表相關(guān)評(píng)論；電子郵件；會(huì)議管理；領(lǐng)導(dǎo)日程管理；信息資源檢索以及相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)等。從某種意義上，OA系統(tǒng)的特點(diǎn)就是最大限度的擺脫紙質(zhì)載體和傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)上實(shí)行無(wú)紙化的電子化操作。

　　二、OA系統(tǒng)建設(shè)的意義

　　OA系統(tǒng)是一個(gè)融合了先進(jìn)管理理念和工作方式的全新系統(tǒng)，有很多優(yōu)勢(shì)之處，它的運(yùn)行必定對(duì)企業(yè)單位的科研生產(chǎn)和科研管理起到相當(dāng)大的促進(jìn)作用。

　　1、節(jié)省時(shí)間，提高效率，加快辦公效率

　　以往傳統(tǒng)模式下的文件傳遞和分發(fā)，完全依靠人力，工作人員經(jīng)常拿著一個(gè)文件夾樓上樓下的走，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦，然后再按照領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)進(jìn)行承辦和傳閱。甚至一個(gè)通知要發(fā)給各單位，也要把整個(gè)樓層跑個(gè)遍，才能傳達(dá)到位，整個(gè)傳遞的環(huán)節(jié)不但大大消耗了人力，還極大地浪費(fèi)了時(shí)間。有些文件是急件，要突出它的時(shí)效性，但是整個(gè)環(huán)節(jié)太冗余，時(shí)效性往往不是很突出。如果把這些工作都移到OA系統(tǒng)上的話，會(huì)大大地減少人力和時(shí)間的投入，而且會(huì)顯著地提高效率。

　　2、減少單位計(jì)算機(jī)管理工作的負(fù)擔(dān)

　　采用OA系統(tǒng)后，可以減少移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用或完全不使用的話，就大大降低了安全風(fēng)險(xiǎn)，所以在OA系統(tǒng)中傳遞信息，例如使用局域網(wǎng)電子郵箱，就可以避免使用涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，而且還能杜絕介質(zhì)在不同機(jī)器上插拔所帶來(lái)的病毒和木馬威脅。在OA系統(tǒng)中，統(tǒng)一配置查殺病毒軟件，又減少了傳統(tǒng)環(huán)境下從互聯(lián)網(wǎng)下載病毒庫(kù)移植到涉密機(jī)上的風(fēng)險(xiǎn)。此外，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)，無(wú)論是安全策略，還是審計(jì)監(jiān)控，都實(shí)行統(tǒng)一化管理，不僅為計(jì)算機(jī)管理工作人員減輕了負(fù)擔(dān)，也減少了泄密隱患。

　　3、權(quán)限管理，加強(qiáng)交流

　　企業(yè)單位工作人員的職位不同，看到的信息也應(yīng)該是不同的，因此OA系統(tǒng)所有信息應(yīng)進(jìn)行等級(jí)保護(hù)，權(quán)限管理，相應(yīng)權(quán)限的人看到相應(yīng)信息，避免低密級(jí)的人知悉高密級(jí)信息。可以說(shuō)，雖是同一個(gè)平臺(tái)，不同的人看到的內(nèi)容卻有所不同，這也正符合企業(yè)單位的特點(diǎn)，將一些企業(yè)管理的重要信息知悉范圍控制到最小化。此外，針對(duì)相應(yīng)主題的信息，有權(quán)限的人可以針對(duì)該信息發(fā)表自己的言論和看法，這又加強(qiáng)了信息的交流和互動(dòng)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠知道廣大群眾的想法和態(tài)度，有利于工作的促進(jìn)和開(kāi)展。所以，權(quán)限管理并不是割斷了大家的聯(lián)系，反而使大家能在相應(yīng)的范圍內(nèi)更好的交流。

　　4、簡(jiǎn)化領(lǐng)導(dǎo)工作

　　目前存在一個(gè)現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要在文件上進(jìn)行批閱，所以桌上往往堆積著一打厚厚要處理的文件、通知和技術(shù)資料，有時(shí)堆積如山。領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常收到基層送來(lái)的文件，不但數(shù)量多，種類(lèi)也繁雜，有時(shí)在外出差，桌上的文件經(jīng)常放置幾天沒(méi)有處理，這樣增加很大的安全隱患。等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)，面對(duì)如此多要處理的文件，增加了工作的復(fù)雜度，有些需要處理的文件或會(huì)議通知已經(jīng)過(guò)了待辦時(shí)間。為了改變這種零亂的工作方式，可以實(shí)行電子化辦公，每次進(jìn)行身份認(rèn)證，進(jìn)入自己待辦工作界面，逐一處理就可以，如果要出差，可以將一些工作在系統(tǒng)中指定相應(yīng)的代理人即可。這樣既簡(jiǎn)化了工作又沒(méi)有遺漏工作。

　　三、系統(tǒng)在建設(shè)中存在的問(wèn)題

　　1、系統(tǒng)要符合本單位的實(shí)際情況

　　目前很多企業(yè)單位已經(jīng)有自己的信息部門(mén)，并具備一定的開(kāi)發(fā)能力，但是OA系統(tǒng)是一個(gè)大型的多人協(xié)調(diào)操作，有一定規(guī)范流程，并涉及多學(xué)科的系統(tǒng)。在開(kāi)發(fā)這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，必然要投入很大的人力、財(cái)力和時(shí)間。如果由本單位工作人員開(kāi)發(fā)，往往會(huì)使自己設(shè)計(jì)的系統(tǒng)陷入自身的設(shè)計(jì)局限性，可以說(shuō)存在一定的開(kāi)發(fā)周期和風(fēng)險(xiǎn)。所以大多數(shù)都選擇購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)上的成熟產(chǎn)品，并二次開(kāi)發(fā)。在購(gòu)買(mǎi)OA系統(tǒng)的過(guò)程中，不要盲目的追求價(jià)錢(qián)高，也不要認(rèn)準(zhǔn)哪家便宜；更不要看到其他單位引進(jìn)了某公司的OA系統(tǒng)，就爭(zhēng)相效仿。因?yàn)閮r(jià)錢(qián)高，功能多，但未必適合自己，有些功能也是浪費(fèi)；別的單位引進(jìn)的OA系統(tǒng)是與別人業(yè)務(wù)相符，并不一定適合自己。在采購(gòu)過(guò)程中，一定要從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合本單位特點(diǎn)，綜合考慮，合理規(guī)劃，在根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)合理二次開(kāi)發(fā)。

　　2、建設(shè)中需要協(xié)調(diào)配合，統(tǒng)籌安排

　　在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)初期，需要協(xié)調(diào)好技術(shù)開(kāi)發(fā)人員和相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員（系統(tǒng)使用者），開(kāi)發(fā)者一般只懂技術(shù)，但不懂業(yè)務(wù)；而將來(lái)的系統(tǒng)使用者精通業(yè)務(wù)卻不懂技術(shù)。一個(gè)好的系統(tǒng)，并不是開(kāi)發(fā)人員憑空捏造，胡亂猜想的，是需要一點(diǎn)一點(diǎn)調(diào)研的，他們也不可能在很短的時(shí)間內(nèi)精通整個(gè)業(yè)務(wù)流程，這是不現(xiàn)實(shí)的。所以，有必要建立一種良好的溝通機(jī)制，將業(yè)務(wù)人員所表達(dá)的意思能夠被開(kāi)發(fā)人員所理解，并表述清楚每個(gè)細(xì)節(jié)，而開(kāi)發(fā)人員也要不斷地進(jìn)行信息反饋，使雙方都知道對(duì)方的意圖和自己想要知道的信息。

　　3、OA系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作

　　任何應(yīng)用系統(tǒng)在推廣使用時(shí)，都不可能是十全十美的。很多人都有一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這個(gè)OA系統(tǒng)還沒(méi)有做到最完善的地步，還不具備使用的條件。一定要等到一個(gè)完美的系統(tǒng)擺在面前才會(huì)使用，如果這樣的話，永遠(yuǎn)發(fā)現(xiàn)不了該系統(tǒng)的不足，始終感覺(jué)該系統(tǒng)很陌生。其實(shí)人與系統(tǒng)是需要互相適應(yīng)的，人需要不斷地摸索使用，從而適應(yīng)這種工作方式和使用方法，在使用中發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)的不足，然后根據(jù)用戶(hù)的合理性要求，技術(shù)人員不斷地改進(jìn)和完善，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和人的統(tǒng)一。OA系統(tǒng)在最初時(shí)，可能不具備完全運(yùn)行的條件，也許只實(shí)現(xiàn)了部分功能，但是大家一定要看清系統(tǒng)的潛在的價(jià)值，這需要用戶(hù)和技術(shù)人員共同的努力。

　　結(jié)束語(yǔ)：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)雖然在系統(tǒng)建設(shè)中也存在這樣那樣的問(wèn)題和困難，但是它的優(yōu)越性已經(jīng)充分的體現(xiàn)出來(lái)，而且必定成為以后的辦公趨勢(shì)和方向，必將對(duì)公司的發(fā)展和管理提供強(qiáng)有力的支持和保障，并產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。