辦公用品管理制度【范例15篇】
在現(xiàn)在的社會(huì)生活中,需要使用制度的場合越來越多,制度對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展,對(duì)社會(huì)公共秩序的維護(hù),有著十分重要的作用。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰?以下是小編幫大家整理的辦公用品管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
辦公用品管理制度1
辦公用品領(lǐng)用管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1、提升效率:明確的'領(lǐng)用流程能減少因?qū)ふ液偷却k公用品而浪費(fèi)的時(shí)間。
2、節(jié)省成本:通過合理采購和有效管理,避免過度采購和資源浪費(fèi)。
3、維護(hù)秩序:規(guī)范化的管理使辦公環(huán)境整潔,提高員工的工作滿意度。
4、控制風(fēng)險(xiǎn):防止因?yàn)E用或丟失辦公用品導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
辦公用品管理制度2
辦公用品物資管理制度是對(duì)企業(yè)內(nèi)部辦公資源進(jìn)行有效管理的一種規(guī)范,旨在確保資源的合理使用、有效分配和節(jié)約成本。該制度涵蓋了采購、庫存、領(lǐng)用、報(bào)廢等多個(gè)環(huán)節(jié),旨在提高工作效率,降低運(yùn)營成本。
內(nèi)容概述:
1. 采購管理:明確辦公用品的.采購流程,包括需求申報(bào)、審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂和貨品驗(yàn)收等步驟。
2. 庫存管理:規(guī)定庫存的記錄、盤點(diǎn)、存儲(chǔ)條件以及過期或損壞物品的處理辦法。
3. 領(lǐng)用管理:設(shè)定領(lǐng)用權(quán)限,規(guī)定領(lǐng)用流程,包括申請(qǐng)、審批、發(fā)放和登記等環(huán)節(jié)。
4. 使用管理:制定辦公用品的使用規(guī)則,如節(jié)約原則、公用物品的保養(yǎng)等。
5. 報(bào)廢與更新:設(shè)立報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn),明確報(bào)廢申請(qǐng)和更新采購的程序。
6. 費(fèi)用控制:設(shè)定預(yù)算,定期分析費(fèi)用支出,優(yōu)化資源配置。
辦公用品管理制度3
第一條 為進(jìn)一步規(guī)范辦公用品的管理
明確辦公用品的申購、審批、采購、驗(yàn)收、報(bào)銷及領(lǐng)用等規(guī)定,減少辦公費(fèi)用開支,特制定以下規(guī)定。
第二條 辦公用品的申購及審批規(guī)定:
1、常規(guī)辦公用品的申購:由綜合管理部保管員根據(jù)每月用量及庫存情況,于每月的月底進(jìn)行統(tǒng)計(jì)申購。
2、非常規(guī)辦公用品的申購:各部門需使用的辦公用品如屬于非常規(guī)用品,首先須報(bào)本部門經(jīng)理審批,然后報(bào)分管副總經(jīng)理和行政副總經(jīng)理審批后,方可由綜合管理部采購,如果價(jià)值超過20xx元以上的,還必須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購。
3、綜合管理部采購人員填寫申購單時(shí),必須詳細(xì)注明所申購用品之名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)及申購部門等,對(duì)于常規(guī)的辦公用品,應(yīng)固定一個(gè)物美價(jià)廉的品牌,不宜隨意變更。
第三條 辦公用品的采購規(guī)定:
1、采購人員應(yīng)根據(jù)已審批的申購單要求進(jìn)行采購,有疑問的須即時(shí)饋,否則出現(xiàn)采購錯(cuò)誤,由采購人員承擔(dān)責(zé)任。
2、采購人員采購辦公用品時(shí),務(wù)必把握“貨比三家、物美價(jià)廉”的'原則,確保所購用品質(zhì)量。
3、在價(jià)格和質(zhì)量基本穩(wěn)定的.情況下,不應(yīng)隨意更換辦公用品的品牌,否則綜合部保管員有權(quán)拒收。
4、所有辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一采購,特殊用品經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后可由申請(qǐng)使用部門購買,且均須提供發(fā)票(以加蓋印章方為有效)和購買處地址及電話,以便市場調(diào)研。
第四條 辦公用品的驗(yàn)收及報(bào)銷規(guī)定:
1、綜合管理部保管員負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收。
2、保管員驗(yàn)收辦公用品時(shí),必須嚴(yán)格依據(jù)申購單的有關(guān)要求進(jìn)行驗(yàn)收,確認(rèn)合格后辦理入庫手續(xù),有質(zhì)量問題的,一律作退貨處理,對(duì)數(shù)量或單價(jià)有疑問的亦可拒收,并向上映。
3、所有辦公用品必須憑正規(guī)發(fā)票后附入庫單,經(jīng)綜合管理部保管員驗(yàn)收簽字,綜合部經(jīng)理審核,分管副總和總經(jīng)理審核簽字后,財(cái)務(wù)方可報(bào)銷。
第五條 辦公用品的領(lǐng)用規(guī)定:
1、辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一保管、發(fā)放,各部門需使用辦公用品的可按審批程序到綜合管理部處領(lǐng)取,綜合管理部保管員原則上按照《辦公用品消耗標(biāo)準(zhǔn)》予以發(fā)放。
2、各種筆芯、鉛筆、墨水、橡皮、雙面膠、膠帶、文件夾、文件袋、回形針、頭針、小便箋、稿紙等易耗品,可由本部門經(jīng)理簽字同意,綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)用。
3、圓珠筆、中性筆、涂改液、筆記本等常用品的領(lǐng)用,除需部門經(jīng)理簽字同意外,還須注意領(lǐng)用周期,原則上領(lǐng)用周期為三個(gè)月(對(duì)于已領(lǐng)過圓珠筆或中性筆的,原則上以后只能領(lǐng)用筆芯)。
4、計(jì)算器、電話機(jī)、U盤、墨盒等非消耗性用品的領(lǐng)用和更換,除需本部門經(jīng)理簽字同意,經(jīng)綜合部經(jīng)理審批準(zhǔn)外,領(lǐng)用時(shí)還須以舊換新。
5、打印機(jī)、傳真機(jī)、飲水機(jī)、碎紙機(jī)、電腦、辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)箱等貴重辦公用品用具的領(lǐng)用,必須由行政副總經(jīng)理批準(zhǔn),并執(zhí)行交舊領(lǐng)新制度。
6、領(lǐng)用人員離職時(shí),須清還領(lǐng)用之辦公用品(易耗品視情況而定),如有丟失的須按原價(jià)扣還。
辦公用品管理制度4
為更好的控制辦公消耗成本,規(guī)范公司辦公用品的發(fā)放、領(lǐng)用和管理工作,特制定本規(guī)定。
一、耐用辦公用品的領(lǐng)用:
1、耐用辦公用品包括:辦公桌,椅子,電話、計(jì)算器、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器,紙簍。
2、耐用辦公用品已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放,原則上不再增補(bǔ),若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
二、易耗辦公用品的領(lǐng)用:
1、易耗辦公用品分為兩部分:部門所需用品和個(gè)人所需用品。
2、部門所需用品包括:傳真紙、復(fù)(寫)印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。
3、個(gè)人所需用品包括:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。
4、部門常用易耗辦公用品月用量標(biāo)準(zhǔn)見附表。此標(biāo)準(zhǔn)為暫定數(shù),可依據(jù)每月平均用量進(jìn)行合理調(diào)整。
5、每月25日前,由各部門將次月《易耗辦公用品需求計(jì)劃表》填好(常用易耗辦公用品不得超過每月用量標(biāo)準(zhǔn)),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初核,綜合辦復(fù)核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,綜合辦公室認(rèn)可后統(tǒng)一采購。
6、領(lǐng)用方法:由各部門按發(fā)放日期統(tǒng)一到綜合辦公室領(lǐng)取,填寫《領(lǐng)料單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交綜合辦公室按《易耗辦公用品需求計(jì)劃表》發(fā)放,若部門領(lǐng)用超出需求計(jì)劃的,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)放。
7、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒)實(shí)行以舊換新原則,傳真紙領(lǐng)用時(shí)須以中間紙交換。
8、電腦耗材品(鼠標(biāo)、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由綜合辦審核方可領(lǐng)用,申領(lǐng)時(shí)須依舊換新。
9、本著節(jié)約與自愿的原則,可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量不領(lǐng)用或少領(lǐng)用。公司對(duì)于節(jié)儉成效突出的員工,公司將予以表揚(yáng)。
三、未列入耐用及易耗辦公用品的其它物品的申領(lǐng),按公司相關(guān)制度執(zhí)行。
四、辦公用品的領(lǐng)取。
1、一般辦公用品可根據(jù)工作需要,由科室工作人員填寫《辦公用品請(qǐng)領(lǐng)單》(一式兩份),經(jīng)本科室主任簽字后,直接到辦公室領(lǐng)取。
2、特殊辦公用品需經(jīng)主管所長鑒批后,由使用科室填寫《辦公用品使用登記表》,直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。
五、辦公用品的`發(fā)放與管理。
1、一般辦公用品的發(fā)放,由辦公室負(fù)責(zé)人員依據(jù)經(jīng)科室主任簽字后的《辦公用品請(qǐng)領(lǐng)單》,直接發(fā)放各使用科室。特殊辦公用品的發(fā)放,辦公室指定專人負(fù)責(zé),經(jīng)使用科室辦理有關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后,交使用科室具體使用和管理。
2、辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理工作,要做到分類存放,碼放整齊,清潔有序。
3、要認(rèn)真做好新購物品入庫前的檢查、驗(yàn)收工作,要建立辦公用品管理臺(tái)帳,做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。
辦公用品管理制度5
近年來,高校辦學(xué)的規(guī)模和層次不斷在提高,相應(yīng)地高校辦公用品的數(shù)量和種類也日趨擴(kuò)大,成為學(xué)校資產(chǎn)的一部分。以一個(gè)中等規(guī)模的文科院校為例,每年用于辦公用品購置的費(fèi)用近千萬元。在辦公用品中,除了單位價(jià)值比較高的固定資產(chǎn)以外,更常見的辦公用品,如辦公文具、打印紙、U盤、錄音筆、掃描儀、碎紙機(jī)、硒鼓等,具有種類多、單價(jià)相對(duì)較低、需求數(shù)量大、購置分散且頻繁等特點(diǎn)。目前高校對(duì)這類辦公用品大多采用各部門“自用自購、以報(bào)列支”的模式,財(cái)務(wù)部門僅對(duì)經(jīng)費(fèi)總額進(jìn)行控制,尚存在管理空白。為此,我們采用向相關(guān)人員發(fā)放問卷的調(diào)查方法,了解辦公用品管理的實(shí)際情況,并據(jù)此提出相關(guān)改進(jìn)建議,以促進(jìn)完善高校辦公用品的管理水平。
一、研究設(shè)計(jì)
1.問卷設(shè)計(jì)。本研究主要通過發(fā)放調(diào)查問卷的方式來收集相關(guān)信息,并利用MS Excel對(duì)調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。問卷由三部分組成:一是被調(diào)查者背景信息;二是辦公用品采購與付款流程,涉及請(qǐng)購、具體采購、驗(yàn)收與付款等環(huán)節(jié);三是辦公用品使用及保管,涉及領(lǐng)用手續(xù)、保管與盤點(diǎn)。
從內(nèi)部控制角度將問卷內(nèi)容歸類,辦公用品采購與付款流程調(diào)查主要側(cè)重于職責(zé)分工、信息傳遞程序控制和實(shí)物控制;日常使用及保管主要側(cè)重于職責(zé)分工、實(shí)物控制。
2.調(diào)查方法。我們選取了上海某高校為本次問卷調(diào)查單位。為了保證一定的廣泛性,調(diào)查范圍為該校所有院系、機(jī)關(guān)和教輔部門,分別向部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、辦公室工作人員等各類教職員工發(fā)放了問卷。本次調(diào)查共發(fā)放問卷107份,回收71份,總回收率為66.4%。通過對(duì)回收的問卷進(jìn)行檢查和審核,最終得到有效問卷69份。有效問卷分別占回收問卷和發(fā)放問卷總數(shù)的97.2%和64.5%。
二、調(diào)查結(jié)果與分析
。ㄒ唬┺k公用品管理制度
根據(jù)被調(diào)查者所在部門的性質(zhì),分類匯總結(jié)果如下:院系(有書面管理辦法占52.63%,有口頭管理辦法占36.84%,無管理辦法占10.53%);機(jī)關(guān)、教輔部門(4.08%,73.47%,22.45%);合計(jì)(17.65%,63.24%,19.12%)。可以看出,該校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門大部分制定了辦公用品管理辦法(占比80.89%),但以書面形式制定管理辦法的只有17.65%,其規(guī)范性和完善性還有待進(jìn)一步改善。
。ǘ┎少徟c付款流程
1.請(qǐng)購環(huán)節(jié)。請(qǐng)購是采購與付款流程的起點(diǎn),涉及的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有:只有得到授權(quán)的人才能提出采購申請(qǐng);提出采購申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購申請(qǐng)相互獨(dú)立,以加強(qiáng)對(duì)采購的控制;批準(zhǔn)請(qǐng)購與采購相互獨(dú)立,以防止采購時(shí)購入過量或不必要的用品。針對(duì)以上風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),調(diào)查問卷相應(yīng)設(shè)計(jì)了3個(gè)問題。將調(diào)查結(jié)果按被調(diào)查者所在部門性質(zhì)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果表明,有三分之一制定了書面采購計(jì)劃,其中院系制定書面計(jì)劃的比例為50%,遠(yuǎn)高于機(jī)關(guān)和教輔部門的26.5%,這主要與院系對(duì)辦公用品的需求量較大有關(guān)。在采購方式上,選擇全部由辦公室集中采購的占62%,與預(yù)期基本相符。問卷還對(duì)采購渠道進(jìn)行了調(diào)查,網(wǎng)絡(luò)采購(55.22%)和電話采購(23.88%)成為辦公用品采購的.主流方式,傳統(tǒng)的現(xiàn)場采購比例則較低。相應(yīng)地,采購源也多來自史泰博、京東商城、1號(hào)店等電子商務(wù)網(wǎng)站,另有部分來自校內(nèi)教育服務(wù)中心及校外周邊超市。在請(qǐng)購審批中,近九成的被調(diào)查者都選擇了有審批環(huán)節(jié),但能夠做到有書面請(qǐng)購單的只有一成,絕大多數(shù)為口頭匯報(bào)。
2.采購環(huán)節(jié)。包括詢價(jià)、訂貨、簽訂合同等環(huán)節(jié),涉及的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)集中在職責(zé)分工上,即詢價(jià)、采購審批、合同簽訂相互獨(dú)立,防止虛列支出。統(tǒng)計(jì)顯示,近八成的被調(diào)查者在辦公用品采購中都有向2家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)談判的做法。但在確定供應(yīng)商環(huán)節(jié),院系與機(jī)關(guān)、教輔部門超過半數(shù)都是由詢價(jià)人員自己確定供應(yīng)商,未能較好地執(zhí)行詢價(jià)與確定供應(yīng)商職責(zé)分離。采購訂立合同的比例為41.63%。整體來看,院系在具體采購環(huán)節(jié)的表現(xiàn)要優(yōu)于機(jī)關(guān)、教輔部門。
3.驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)。驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有:實(shí)物控制,對(duì)實(shí)際收到的商品進(jìn)行驗(yàn)收;職責(zé)分離,采購與驗(yàn)收相互獨(dú)立,確保實(shí)際收到的商品符合訂購要求;信息傳遞控制,對(duì)付款進(jìn)行審核。調(diào)查結(jié)果按被調(diào)查者所在部門性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),被調(diào)查者對(duì)實(shí)際收到的商品均有驗(yàn)收行為,但留有書面驗(yàn)收記錄的比例只有30.77%。且驗(yàn)收人員九成以上為采購人員,在不相容職責(zé)方面未得到有效分離。付款環(huán)節(jié)能夠做到審核后付款的比例達(dá)到52.38%。院系在付款環(huán)節(jié)的規(guī)范性要優(yōu)于機(jī)關(guān)、教輔部門,審核后付款的比例達(dá)到了75%,而機(jī)關(guān)、教輔部門只有44.68%。
(三)領(lǐng)用與保管
辦公用品驗(yàn)收入庫的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要涉及:職責(zé)分工,保管與記錄相互獨(dú)立,防止篡改記錄、財(cái)產(chǎn)流失;授權(quán)程序,領(lǐng)用須經(jīng)過批準(zhǔn),防止多領(lǐng)或被盜;信息傳遞控制,設(shè)置臺(tái)賬對(duì)進(jìn)貨、領(lǐng)用、結(jié)存情況及時(shí)反映;實(shí)物控制,定期盤點(diǎn),將賬面結(jié)存數(shù)與實(shí)際庫存數(shù)核對(duì),做到賬實(shí)相符。調(diào)查結(jié)果表明,在領(lǐng)用手續(xù)上,只有不到7%的被調(diào)查者通過填寫書面領(lǐng)用單,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用;超過一半的被調(diào)查者可以無須批準(zhǔn)隨時(shí)領(lǐng)用辦公用品,這表明在授權(quán)程序上還有很大的改善空間。信息傳遞控制上,無登記簿的比例占了將近50%,規(guī)范性做得不夠好。院系設(shè)立臺(tái)賬要比機(jī)關(guān)、教輔部門規(guī)范,調(diào)查顯示其有進(jìn)貨、領(lǐng)用情況登記簿的比例達(dá)到了53%,而機(jī)關(guān)和教輔部門只有19%。在部門設(shè)立臺(tái)賬的調(diào)查中,由保管人員登記臺(tái)賬的比例達(dá)到了85.29%,在院系中,這一比例更是達(dá)到了百分之百,這說明對(duì)辦公用品保管與臺(tái)賬記錄職責(zé)相互獨(dú)立的重視程度還有待提高。在實(shí)物控制上,有定期或不定期盤點(diǎn)的比例占75%,院系在實(shí)物控制中的表現(xiàn)好于機(jī)關(guān)、教輔部門。
三、管理建議
(一)加強(qiáng)制度建設(shè),規(guī)范管理流程
健全的制度是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。但不少人認(rèn)為,辦公用品單價(jià)不高、較為零散,加強(qiáng)辦公用品的管理顯得小題大做。這種認(rèn)識(shí)存在著誤區(qū),辦公用品雖然零碎,如得不到妥善管理,滋生的浪費(fèi)、舞弊日積月累也將對(duì)學(xué)校的財(cái)務(wù)管理帶來很大的負(fù)面影響。
加強(qiáng)辦公用品管理制度的建設(shè),首先要明確管理的目標(biāo)。辦公用品的管理應(yīng)以服務(wù)高校事業(yè)為宗旨,以勤儉節(jié)約、防范舞弊為目標(biāo)。勤儉節(jié)約杜絕浪費(fèi),就要在制訂計(jì)劃時(shí)詳細(xì)分析庫存的現(xiàn)狀、采購的性價(jià)比,避免盲目采購;防范舞弊就要求對(duì)辦公用品管理的各個(gè)環(huán)節(jié)考慮風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),設(shè)置控制程序。其次要注重制度的全面性。辦公用品管理制度應(yīng)當(dāng)包括對(duì)制定計(jì)劃、采購方案、驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用授權(quán)、日常保管、內(nèi)部監(jiān)督等全過程的管理,以上程序缺一不可。制度設(shè)置后,可通過內(nèi)部審計(jì)部門實(shí)施“穿行測試”來審驗(yàn)制度是否健全以及可執(zhí)行能力。最后要注重制度的可操作性。要結(jié)合高校的實(shí)際情況,具體問題具體分析,制定科學(xué)規(guī)范、操作性強(qiáng)的制度。內(nèi)部控制的設(shè)置會(huì)帶來管理成本的上升,因此也應(yīng)考慮如何避免繁瑣,做到簡明實(shí)用,方便相關(guān)人員遵照?qǐng)?zhí)行。
。ǘ┘訌(qiáng)采購與付款環(huán)節(jié)的管理
請(qǐng)購環(huán)節(jié)調(diào)查顯示,僅三分之一的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門制定了辦公用品書面采購計(jì)劃;僅10%的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門對(duì)辦公用品采購設(shè)置了書面請(qǐng)購單。本文認(rèn)為,高校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門在辦公用品采購中有必要對(duì)大額、集中的采購制定書面采購計(jì)劃,并在預(yù)算申報(bào)中體現(xiàn),杜絕盲目、隨意性采購。同時(shí)應(yīng)設(shè)置書面請(qǐng)購單,明確在請(qǐng)購中的審批權(quán)限、手續(xù),建立有關(guān)流程。
采購實(shí)施環(huán)節(jié)目前主要存在的問題:由詢價(jià)人員自己確定供應(yīng)商。詢價(jià)與確定供應(yīng)商屬不相容職務(wù),由同一人擔(dān)任,可能產(chǎn)生舞弊風(fēng)險(xiǎn)。本文認(rèn)為,高校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門在辦公用品具體采購中應(yīng)至少保證兩人以上參與,對(duì)詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購與訂立合同等環(huán)節(jié)做到職責(zé)分離、相互制約。
驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)主要存在的問題:由采購人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收,缺乏書面驗(yàn)收記錄。采購與驗(yàn)收由同一人員擔(dān)任無法做到職責(zé)分離,可能出現(xiàn)采購人員與供應(yīng)商不正當(dāng)交易、供應(yīng)商提供劣質(zhì)產(chǎn)品、“以次充好”等現(xiàn)象。本文認(rèn)為,高校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門應(yīng)設(shè)置專門的驗(yàn)收人員,與采購人員相分離,并對(duì)驗(yàn)收情況做好書面記錄。
(三)加強(qiáng)領(lǐng)用與保管環(huán)節(jié)的管理
日常管理環(huán)節(jié)包括物品領(lǐng)用、保管兩個(gè)方面。從調(diào)查結(jié)果來看,在領(lǐng)用與保管環(huán)節(jié)中主要存在的問題為:領(lǐng)用審批形同虛設(shè)、無有關(guān)資產(chǎn)臺(tái)賬、忽略盤點(diǎn)等。在辦公用品的領(lǐng)用、保管環(huán)節(jié)中,首先,應(yīng)完善領(lǐng)用審批手續(xù)。高?山Y(jié)合實(shí)情,設(shè)置統(tǒng)一的領(lǐng)用單據(jù),領(lǐng)用者憑授權(quán)人簽字授權(quán)的領(lǐng)用單,向保管人員領(lǐng)用,防止領(lǐng)用中的鋪張浪費(fèi)等。其次,應(yīng)建立辦公用品臺(tái)賬,對(duì)辦公用品的進(jìn)貨、領(lǐng)用、報(bào)廢、維修情況均應(yīng)記錄。調(diào)查顯示,有的院系、部門雖然設(shè)立了領(lǐng)用登記簿,但僅對(duì)領(lǐng)用情況進(jìn)行記錄,無進(jìn)貨等記錄,信息不完整,直接影響對(duì)結(jié)存數(shù)的管理。最后,應(yīng)加強(qiáng)辦公用品的盤點(diǎn)工作,定期盤點(diǎn),將賬面結(jié)存數(shù)與實(shí)際庫存數(shù)核對(duì),做到賬實(shí)相符,保障資產(chǎn)的安全性。
辦公用品的管理是高校財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理的重要組成部分。一葉知秋,一個(gè)學(xué)校辦公用品的管理水平,顯示著學(xué)校的整體管理水平。只有不斷探索、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),才能進(jìn)一步規(guī)范高校的辦公用品管理,從而為高校事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后盾。
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第一章總則
第一條為進(jìn)一步規(guī)范單位辦公用品采購行為,加強(qiáng)辦公用品管理,強(qiáng)化單位內(nèi)控管理,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開支,提高采購效率,規(guī)范流程,充分發(fā)揮辦公用品的使用效能,更好地為行政工作服務(wù),結(jié)合單位實(shí)際特制訂本制度。
第二條本制度適用于處屬各部門
第三條所有辦公用品的采購、管理、發(fā)放工作由處辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)
第二章辦公用品分類
本制度所指的辦公用品主要分為
A類:服務(wù)器(僅限于非系統(tǒng)集成項(xiàng)目)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)、路由器、交換設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)控制設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)檢測設(shè)備、防火墻、存儲(chǔ)設(shè)備、打印設(shè)備、顯示器(指臺(tái)式電腦的液晶顯示器)、掃描儀、計(jì)算機(jī)軟件(指可以直接從市場購買的標(biāo)準(zhǔn)換件等非定制開發(fā)的商用軟件)、復(fù)印機(jī)、投影儀及幕布、多功能一體機(jī)、照相機(jī)及器材、LED顯示屏、刻錄機(jī)、速印機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、電視機(jī)、傳真機(jī)、通用攝像機(jī)、電源設(shè)備、復(fù)印紙。
B類:電冰箱(冰柜)、空調(diào)機(jī)[指除中央空調(diào)(中央空調(diào)指冷水機(jī)、溴化鋰吸收式冷水機(jī)組、熱泵機(jī)組等)以外的空調(diào)]。
C類:1.辦公設(shè)備耗材:硒鼓、墨盒、墨粉、色帶、色帶架、移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等;2.辦公文具:書寫工具、財(cái)務(wù)用品、會(huì)議用品、收納用品、裝訂用品、簿本冊(cè)等;3.電腦配件:電腦外設(shè)、相機(jī)外設(shè)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。
D類:未列入A、B、C類物品的辦公易耗品。
第三章辦公用品采購審批程序
第四條辦公用品采購要嚴(yán)格執(zhí)行審批程序,按照先審批后購買的原則,由處辦公室安排專人采購。
第五條辦公用品A、B、C類物品采購審批程序:每月25日前處屬各部門根據(jù)使用計(jì)劃向辦公室提出申請(qǐng),處辦公室匯總后做出辦公用品月采購計(jì)劃(表),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子批準(zhǔn)后,辦公室負(fù)責(zé)安排專人采購。
第六條辦公用品D類物品采購審批程序:申請(qǐng)部門填寫《辦公用品(易耗材)采購計(jì)劃審批表》,辦公室(分管領(lǐng)導(dǎo))審核后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,由處辦公室安排專人采購。
第四章辦公用品采購方式及流程
第七條辦公用品A、B、C類物品采購采用“政采云”平臺(tái)電子賣場采購方式采購:1.網(wǎng)上超市。采購單位采購A、B類貨物的`,按規(guī)定向財(cái)政部門報(bào)送政府采購計(jì)劃備案后,將采購需求信息錄入“政采云”平臺(tái)采購計(jì)劃系統(tǒng),提交給本單位負(fù)責(zé)人審核通過,在“政采云”平臺(tái)網(wǎng)上超市上,對(duì)在庫商品進(jìn)行對(duì)比、選擇確定購買的商品并直接下單。供應(yīng)商接到采購單位訂單信息后,應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)。訂單經(jīng)確認(rèn)后生效并具有合同效力。
采購單位采購C類貨物的,無須向財(cái)政部門報(bào)送政府采購計(jì)劃,直接通過“政采云”平臺(tái)網(wǎng)上超市下單采購。
2.反向競價(jià)。采購單位采購A、B、C類貨物的,按規(guī)定向財(cái)政部門報(bào)送政府采購計(jì)劃備案后,將采購需求信息錄入“政采云”平臺(tái)采購計(jì)劃系統(tǒng),提交給本單位負(fù)責(zé)人審核通過后,在平臺(tái)反向競價(jià)系統(tǒng)中發(fā)布反向競價(jià)單,競價(jià)單公告不少于3個(gè)工作日。供應(yīng)商按照競價(jià)單公告要求進(jìn)行競價(jià),競價(jià)時(shí)間截止后系統(tǒng)按照低價(jià)成交的原則自動(dòng)確定成交結(jié)果,成交結(jié)果信息將自動(dòng)推送參加競價(jià)的供應(yīng)商及系統(tǒng)“電子賣場——反向競價(jià)”頁面。
3.在線詢價(jià)。采購單位采購A、B、C類貨物的,按規(guī)定向財(cái)政部門報(bào)送政府采購計(jì)劃備案后,將采購需求(應(yīng)詳細(xì)列明商品的技術(shù)參數(shù)以及服務(wù)等采購需求,不得指定品牌或供應(yīng)商)信息錄入“政采云”平臺(tái)采購計(jì)劃系統(tǒng),提交給本單位負(fù)責(zé)人審核通過后,在平臺(tái)在線詢價(jià)系統(tǒng)中及廣西政府采購網(wǎng)發(fā)布詢價(jià)單公告(在線詢價(jià)單發(fā)起類型分自定義需求、指定參數(shù)模版2種),詢價(jià)單公告時(shí)間不少于3個(gè)工作日。供應(yīng)商按照詢價(jià)公告要求進(jìn)行競價(jià),詢價(jià)時(shí)間截止后,系統(tǒng)按照低價(jià)成交的原則自動(dòng)確定成交結(jié)果,采購單位應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn),成交結(jié)果信息將自動(dòng)推送至參加詢價(jià)的供應(yīng)商、系統(tǒng)“電子賣場——在線詢價(jià)”頁面及廣西政府采購商。
第八條辦公用品D類物品采購:由處辦公室安排專人根據(jù)《辦公用品(易耗材)采購計(jì)劃審批表》按計(jì)劃進(jìn)行采購。
第五章辦公用品管理及發(fā)放
第九條所購辦公用品統(tǒng)一由辦公室專人保管,按照收支兩條線原則實(shí)行簽領(lǐng)制度,誰領(lǐng)取誰保管、誰使用誰保管的原則。
第十條辦公用品實(shí)行統(tǒng)一登記、分類保管、責(zé)任到人,所有固定資產(chǎn)由財(cái)務(wù)科建檔立賬。領(lǐng)用辦公用品須填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》,確認(rèn)簽字,辦公室專人負(fù)責(zé)發(fā)放,并做好出庫登記,建立臺(tái)賬。
第十一條年末財(cái)務(wù)科會(huì)同辦公室對(duì)辦公用品(固定資產(chǎn))進(jìn)行盤點(diǎn),查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物,保證賬物相符。
第十二條人員調(diào)動(dòng)或離退休后應(yīng)自覺交清個(gè)人經(jīng)管使用的辦公用品,不得私自占用或故意損毀。
第十三條因個(gè)人原因造成個(gè)人經(jīng)管使用的辦公用品丟失、損壞的,由經(jīng)管使用人負(fù)責(zé)賠償。
第六章附則
第十四條本制度由處辦公室負(fù)責(zé)解釋,本制度由發(fā)布之日起執(zhí)行。
第十五條處辦公室根據(jù)實(shí)際情況,定期對(duì)本制度進(jìn)行修訂。
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(一)局機(jī)關(guān)工作人員必須遵循增收節(jié)支、精打細(xì)算、勤儉節(jié)約的原則,嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律;
(二)局機(jī)關(guān)所用辦公用品及其它需用品由辦公室統(tǒng)一購買,其他科室和個(gè)人不得擅自購買,否則費(fèi)用自負(fù);
(三)辦公用品及其它需用品的購置,由各科室根據(jù)工作需要,提出需采購的品種、規(guī)格、數(shù)量,經(jīng)科室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字,按季度交辦公室匯總,報(bào)局長審批后實(shí)施采購;
(四)辦公用品及其它需用品購入后交由辦公室專管人員保管和發(fā)放,各科室領(lǐng)用時(shí)領(lǐng)取人應(yīng)在相關(guān)憑據(jù)簽字確認(rèn);專管人員要加強(qiáng)相關(guān)物資的管理,確保物資購入與發(fā)放和庫存數(shù)量相符;
(五)各科室應(yīng)做到增收節(jié)支,加強(qiáng)科室飲用水、辦公用品、辦公電話的.管理,嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。
1、科室飲用的桶裝水,本著節(jié)約的原則,只能用于飲用,不得用作它用,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),當(dāng)月相關(guān)費(fèi)用自負(fù);會(huì)議室飲用水原則上不用桶裝水,由局辦公室組織提供;
2、加強(qiáng)辦公耗材的使用管理(計(jì)算機(jī)設(shè)備及耗材管理制度執(zhí)行),辦公用紙張一律回收利用,科室用紙實(shí)行領(lǐng)用核銷制,嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。
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第一條 局機(jī)關(guān)辦公用品一律由局辦公室統(tǒng)一購買、管理和發(fā)放。
第二條 局機(jī)關(guān)各科(室)所需新購辦公用品,先到局辦公室填寫“辦公用品購買審批單”,經(jīng)局辦公室主任審查、局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由局辦公室統(tǒng)一購買。
一次性購買辦公用品在20xx元以上者,須送局財(cái)務(wù)審計(jì)科審核后,再報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批,方可購買。一次性購買辦公用品在10000元以上者,需報(bào)市政府采購中心購買。
第三條 購買辦公用品需兩人經(jīng)手,辦公用品入庫時(shí),經(jīng)保管人員核實(shí)無誤后,填寫“辦公用品驗(yàn)收入庫單”,憑單入庫登記。
第四條 各科(室)領(lǐng)取辦公用品時(shí),需填寫“辦公用品領(lǐng)取單”。一次性領(lǐng)取辦公用品價(jià)值在50元以上的,由局辦公室主任審批;
一次性領(lǐng)取辦公用品價(jià)值在200元以上的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由局辦公室保管人員憑單發(fā)放。屬固定資產(chǎn)的用品,須在局財(cái)務(wù)審計(jì)科登記備案。
第五條 屬政府統(tǒng)一采購的'辦公用品,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第六條 管理、發(fā)放和使用辦公用品要厲行節(jié)約,做到每季度進(jìn)行實(shí)物盤存,公布情況。
第七條 每當(dāng)申請(qǐng)新購辦公用品時(shí),需報(bào)告上一次采購辦公用品的發(fā)放情況及庫存情況。
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1 .公司辦公用品采用定額預(yù)算管理制。
2 .本預(yù)算辦公用品包括:個(gè)人辦公用品預(yù)算對(duì)象:筆、墨水、筆記本、信紙、橡皮等部門辦公用品公共耗材:打印紙、墨盒、軟盤、圖釘、曲別針、膠水等
3 .部門公用耗材預(yù)算定額如下:
a類部室:經(jīng)營部、技術(shù)部、工程部、工程計(jì)劃綜合部、財(cái)務(wù)部、集團(tuán)公司辦公室每月預(yù)算額度為200元
b類部室:人力資源部、質(zhì)檢部、安保部、后勤保障部、工會(huì)、市場部、企劃部每月預(yù)算額度為150元
4 .各部門的辦公耗材由上述限額控制,各部門原則_l控制在限額內(nèi),如有特殊需求,須主管經(jīng)理簽字,辦公室審批。
5 .各部門每月月底前,物資部統(tǒng)計(jì)各部門的`辦公用品清單報(bào)集團(tuán)公司辦公室。
6 .對(duì)于預(yù)算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用,職員填寫辦公用品申領(lǐng)單,經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預(yù)算審核簽字后,直接到物資采購中心領(lǐng)取。
7 .采購中心應(yīng)將辦公用品申領(lǐng)單留存并妥善保管。
8 .超預(yù)算的辦公用品費(fèi)用需報(bào)總經(jīng)理審批。
9 .公司辦公用品由物資部定期購置,庫存物品要數(shù)量合理,節(jié)約費(fèi)用。
10 .辦公用品出庫一律填寫'辦公用品出庫單',領(lǐng)用人填明所需品種、數(shù)量后,由部門負(fù)責(zé)人簽字,按出庫單出庫。
11 .每月底保管員向集團(tuán)公司辦公室提交公司辦公用品庫各部門的領(lǐng)用表。
12 .每月核算結(jié)果,如辦公用品領(lǐng)用超過部門額定費(fèi)用指標(biāo),且超出預(yù)算部分未經(jīng)總經(jīng)理審批通過,經(jīng)保管員與部門負(fù)責(zé)人核對(duì)后,對(duì)超額領(lǐng)用部門人員的給超出部分的5倍罰款
13 .不得將公司辦公用品擅自轉(zhuǎn)讓他人,禁止任何人侵占公物,發(fā)現(xiàn)故意損壞或非正常耗用公司用品的,按制度規(guī)定追究當(dāng)事人責(zé)任。
14 .公司員工離職時(shí),須如數(shù)退還辦公用品(易耗品除外),遺失按公司規(guī)定賠償,否則,不予辦理離職手續(xù)。
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一、辦公用品的采購應(yīng)依據(jù)各科室填報(bào)批準(zhǔn)的辦公用品申請(qǐng)表的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量統(tǒng)一進(jìn)行采購,采購人員應(yīng)熟悉市場行情,做到腿勤、嘴勤、貨比三家,采購物美價(jià)廉的辦公用品,避免重復(fù)購置,注意節(jié)約,并開據(jù)國家統(tǒng)一的報(bào)銷票據(jù),確保運(yùn)輸搬運(yùn)的安全,辦好入庫手續(xù)確保辦公用品安全、保質(zhì)保量的.完成采購工作。
二、辦公用品要設(shè)專人保管、專人發(fā)放、專人登記造冊(cè),辦好出入庫手續(xù)做到安全管理,分類保管,擺放有序,做到無損壞變質(zhì),使辦公用品保管達(dá)到程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的“三化”要求。
三、辦公用品的發(fā)放,要建立發(fā)放明細(xì)表,逐件登記,做到發(fā)放及時(shí),服務(wù)到位,制度嚴(yán)格,責(zé)任明確,物盡其用,杜絕浪費(fèi),有效保障發(fā)放物品不出現(xiàn)差錯(cuò)。
四、各科室領(lǐng)用零星辦公用品,必須到總務(wù)科填制統(tǒng)一申領(lǐng)表,注明用途、數(shù)量,由各科室負(fù)責(zé)人統(tǒng)一簽字后方可領(lǐng)用。每個(gè)季度各科室領(lǐng)用的辦公用品由總務(wù)科填好價(jià)格,核算好總額后,張榜公示,年終匯總,作為創(chuàng)建節(jié)約型機(jī)關(guān)的依據(jù)。
五、加強(qiáng)辦公費(fèi)用的統(tǒng)一管理,各科室印刷(除局統(tǒng)一制定的大型印刷品外)宣傳、條幅、標(biāo)牌等必須由各科室制定好內(nèi)容、格式報(bào)分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由辦公室統(tǒng)一制定實(shí)施。
物資采購管理制度
為充分發(fā)揮物資集中購買產(chǎn)生的規(guī)模效益,減少浪費(fèi),提高效能,確保采購物資的質(zhì)量,從制度上、源頭上防范物資采購過程中的不正之風(fēng)及腐敗行為,做到物資采購公正、公開、透明、更好地維護(hù)單位利益,特制定本制度。
一、物資采購范圍
辦公設(shè)備(含辦公桌椅、電腦、空調(diào)、文件柜、飲水機(jī)等);零星辦公用品(接待用煙、酒、水果以及日常消耗用品等);維修(含房屋、設(shè)備)、工程、服務(wù)等。
二、物資采購原則
物資采購盡可能批量進(jìn)行,批量物資采購按招標(biāo)方式進(jìn)行,采購工作應(yīng)堅(jiān)持的原則為:依法按制度辦事的原則;秉公辦事、廉潔自律的原則;公開、公正、透明的原則;采購與使用分離的原則;注重貨物質(zhì)量的原則;最大限度維護(hù)單位利益的原則。
三、物資采購辦法
1、大宗物品購置,實(shí)行“事前申報(bào),領(lǐng)導(dǎo)審批,政府采購”的制度?剖曳操徶脝蝺r(jià)在1000-10000元以下的大宗物品,一律由科室先填寫“辦公用品購置審批領(lǐng)用單”,辦公室負(fù)責(zé)核實(shí)提出意見,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,由主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批,再進(jìn)行政府采購。10000元以上的大宗物品購置,由科室出具書面報(bào)告,黨組討論,主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后,再進(jìn)行政府采購。
2、零星辦公用品實(shí)行“統(tǒng)一申報(bào),后勤采買,科室領(lǐng)用”的制度。由辦公室會(huì)同經(jīng)審辦、財(cái)務(wù)室確定2—3家供貨點(diǎn),凡需購置單價(jià)在20xx元以下的零星辦公用品,一律由科室先填寫“辦公用品購置審批領(lǐng)用單”,由分管領(lǐng)導(dǎo)簽具意見,主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)同意,由辦公室統(tǒng)一到供貨點(diǎn)采購。煙直接從煙草專賣局采購,酒類直接從總經(jīng)銷或?qū)Yu店處采購。
3、對(duì)未經(jīng)審批的科室物品購置,財(cái)務(wù)一律不予報(bào)銷,對(duì)未經(jīng)程序擅自在外購置的辦公用品和煙、酒發(fā)票一律不予報(bào)銷。
四、物資領(lǐng)用:無論零星辦公用品還是煙、酒領(lǐng)用一律由經(jīng)辦人填具“辦公用品購置審批領(lǐng)用單”,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽具意見報(bào)主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可從辦公室統(tǒng)一領(lǐng)用。
五、維修(包括房屋、設(shè)備):先由科室拿出意見和維修經(jīng)費(fèi)預(yù)算,1000元以下的報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,1000元以上的由主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后報(bào)分管工程建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)審批,方可進(jìn)行。房
屋維修、線路改造等預(yù)決算先由經(jīng)費(fèi)審查委員會(huì)審查后,再行實(shí)施和結(jié)算。
六、物資管理
1、機(jī)關(guān)所有財(cái)產(chǎn)、物資一律由財(cái)務(wù)室分類、編號(hào)、造冊(cè)、登記,建立臺(tái)帳,由辦公室根據(jù)工作需要統(tǒng)一調(diào)配到機(jī)關(guān)各室。不準(zhǔn)轉(zhuǎn)讓或自行處理,更不得假公濟(jì)私、化公為私。
2、大批量辦公用品及辦公設(shè)備由財(cái)務(wù)室委托市政府采購中心統(tǒng)一采購入庫,零星辦公用品由財(cái)務(wù)室購買。機(jī)關(guān)工作人員領(lǐng)取辦公用品實(shí)行限額制度,不論數(shù)量一律要求登記簽字。
3、堅(jiān)持財(cái)產(chǎn)、物資保管驗(yàn)收制度。所有購進(jìn)物品,必須由財(cái)務(wù)室驗(yàn)收、登記入庫,財(cái)物相符方可入賬。
4、對(duì)辦公用品和其他物件應(yīng)自覺愛護(hù)并妥善保管,如需修理或更換,應(yīng)及時(shí)告知辦公室。如有丟失和損壞,應(yīng)分清責(zé)任,視情節(jié)負(fù)責(zé)賠償。
5、機(jī)關(guān)工作人員不得將公物隨意拿走和借回家中使用。凡已借用的應(yīng)自覺歸還,歸還不了的按原價(jià)賠償。
6、凡機(jī)關(guān)工作人員調(diào)離機(jī)關(guān),需到辦公室辦理有關(guān)財(cái)物移交手續(xù)后,才能辦理調(diào)離手續(xù)。
辦公用品管理制度11
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司辦公用品的管理,規(guī)范辦公用品的采購和使用,本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則,根據(jù)公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條本辦法適用于機(jī)關(guān)各部門辦公用品的采購、領(lǐng)用、報(bào)廢及打字復(fù)印費(fèi)用的管理,各二級(jí)單位辦公用品的`管理可參照本辦法執(zhí)行。
第三條辦公用品主要分以下兩大類:
一、消耗品:墨盒、硒鼓、色帶、紙張、鉛筆、膠水、固體膠、槳糊、大頭針、圖釘、回形針、橡皮、筆記本、復(fù)寫紙、標(biāo)簽、便條紙、信紙、夾子、訂書釘、中性筆、圓珠筆、修正液、信封等。
二、管理品:電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、照相器材、電話、空調(diào)、辦公桌椅、沙發(fā)、文件柜、文件夾、茶具、書籍資料、剪刀、裁紙刀、訂書機(jī)、印章、檔案盒、檔案袋等。
第二章辦公用品的采購
第四條各部門應(yīng)于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計(jì)劃,由部門人員填寫《物品采購申請(qǐng)單》,主管領(lǐng)導(dǎo)審核,交辦公室。
第五條辦公室統(tǒng)一匯總各部門的采購申請(qǐng),并經(jīng)核查庫存情況后填寫《物品采購計(jì)劃表》(辦公室對(duì)需用量大的可酌量庫存)實(shí)施采購;對(duì)于金額在500元以上的辦公品,須呈報(bào)總經(jīng)理同意后方能采購。
第六條各部門采購臨時(shí)急需的辦公用品,在填寫《物品采購申請(qǐng)單》時(shí)應(yīng)在備注欄內(nèi)注明原因,經(jīng)辦公室主任同意后,由辦公室負(fù)責(zé)采購。
第七條為有效完成采購任務(wù),所有辦公用品的購買,原則上由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
第八條對(duì)專業(yè)性物品的采購,由所需部門協(xié)助辦公室共同實(shí)施。
第九條辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則,采購時(shí)應(yīng)貨比三家,務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。嚴(yán)禁收取回扣及貴重饋贈(zèng)。
第十條辦公用品入庫前須由辦公室主任按購貨清單核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量,確保質(zhì)量。
第三章辦公用品的管理和發(fā)放
第十一條辦公用品由辦公室統(tǒng)一保管,并指定專人控制發(fā)放。
第十二條辦公用品的領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù),填寫《辦公用品領(lǐng)取登記表》。
第十三條各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費(fèi)。
第十四條辦公用品若被人為損壞,應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。
第十五條各部門文件和資料,原則上由本部門自行打印或復(fù)印,因特殊情況需外出打印或復(fù)印的,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,報(bào)辦公室備案后方可送出。
第十六條辦公用品的采購和使用實(shí)行月統(tǒng)計(jì),截止時(shí)間為每月月終,在每月生產(chǎn)經(jīng)營會(huì)上通報(bào),年終進(jìn)行匯總。
第十七條辦公室每次采購后,憑采購發(fā)票和《物品采購申請(qǐng)單》、《物品采購計(jì)劃表》報(bào)辦公室主任審批后方可報(bào)銷。
第十八條在外打字復(fù)印的費(fèi)用,由辦公室根據(jù)備案資料,簽署結(jié)算意見,每月結(jié)算一次,由財(cái)務(wù)部根據(jù)資金情況在年終時(shí)予以支付。對(duì)于未在辦公室備案的打字復(fù)印費(fèi)用,財(cái)務(wù)部不得支付。
第十九條對(duì)于決定報(bào)廢的辦公用品,要做好登記,寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及其他有關(guān)事項(xiàng)。
第四章附則
第二十條本辦法自XXXX年XX月XX日起施行。
辦公用品管理制度12
辦公用品采購管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1、節(jié)約成本:通過有效管理,減少不必要的支出,優(yōu)化資源配置。
2、提高效率:規(guī)范化的流程能提高采購效率,避免因缺貨影響日常工作。
3、控制風(fēng)險(xiǎn):防止采購過程中的.腐敗和不透明現(xiàn)象,維護(hù)企業(yè)利益。
4、保障運(yùn)營:確保辦公用品的及時(shí)供應(yīng),支持日常辦公活動(dòng)順利進(jìn)行。
5、建立形象:良好的內(nèi)部管理有助于提升企業(yè)形象,增強(qiáng)員工滿意度。
辦公用品管理制度13
為節(jié)約辦公費(fèi)用,規(guī)范辦公用品領(lǐng)用手續(xù),規(guī)范辦公用品的管理,提高工作效率,更好地控制辦公消耗成本,結(jié)合本公司實(shí)際情況,決定實(shí)行“辦公用品領(lǐng)用”制度。凡需領(lǐng)用辦公用品的部門及人員,必須先填寫《辦公用品領(lǐng)用單》,由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,然后上交辦公室,由辦公室辦辦理。請(qǐng)各部門認(rèn)真執(zhí)行,并給予積極配合。
一、訂立辦公用品申領(lǐng)制度本著以下原則:
1、厲行節(jié)儉,反對(duì)浪費(fèi);
2、合理申請(qǐng),從工作角度出發(fā);
3、加強(qiáng)保管,責(zé)任到個(gè)人;
4、手續(xù)簡便,易操作。
二、辦公用品領(lǐng)取規(guī)定:
1、辦公用品包括耐用辦公用品和低值易耗品。易耗品包括:A4、A3紙、水筆、筆芯、圓珠筆、鉛筆、膠水、固體膠、橡皮擦、垃圾袋、一次性杯子、衛(wèi)生紙、抽紙、煙灰缸等。耐用辦公用品包括:訂書機(jī)、垃圾桶、水桶、剪刀、電話機(jī)、計(jì)算器、直尺、插座、U盤、票夾、文件夾、熱水瓶、拖把等。
2、易耗辦公用品中對(duì)以下有特殊規(guī)定:每個(gè)員工三個(gè)月內(nèi)限領(lǐng)水筆一支、水筆筆芯3支、圓珠筆1支、鉛筆1支;每個(gè)部門六個(gè)月內(nèi)限領(lǐng)膠水2瓶、固體膠2支;每個(gè)員工一年內(nèi)限領(lǐng)橡皮1塊;一次性杯子、抽紙、煙灰缸僅限領(lǐng)導(dǎo)辦公室領(lǐng)用。此標(biāo)準(zhǔn)為暫定數(shù),可依據(jù)每月平均用量進(jìn)行合理調(diào)整,但超過此標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用,必須由辦公室主任簽字方可再領(lǐng)。
3、耐用辦公用品已于此制度規(guī)定前領(lǐng)取,在今后正常使用發(fā)生的損壞時(shí),要及時(shí)向辦公室報(bào)告,由辦公室安排修理,如不報(bào)告或擅自將損壞的辦公用品丟棄,使用者個(gè)人按非正常使用損壞照價(jià)賠償。
4、對(duì)于報(bào)廢的.辦公用品,要做好登記,在《報(bào)廢單》上填寫用品名稱、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng),并由部門領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后,到辦公室辦理報(bào)廢手續(xù),再憑《辦公用品領(lǐng)用單》申領(lǐng)新用品,否則不予領(lǐng)用。
辦公用品的領(lǐng)用時(shí)間定于每周二下午進(jìn)行,因此,各部門需在周五下班前將需領(lǐng)用的辦公用品上報(bào)辦公室。如因工作原因或特殊情況急需時(shí),辦公室盡量配合。
3、為能給每位員工提供滿意的服務(wù),需領(lǐng)用大量或較貴重的物品時(shí),經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo),將所需用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間提前一周告知辦公室,以便及時(shí)添置。
4、辦公用品須經(jīng)領(lǐng)用人簽字方可予以發(fā)放。
5、各部門指定專人填寫《辦公用品申請(qǐng)單》經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,上交到辦公室,每周二下午領(lǐng)取,使用辦公用品的員工到該部門指定人處領(lǐng)取并簽字回饋辦公室。
6、部門指定專人領(lǐng)取物品時(shí)必須到辦公室在辦公用品領(lǐng)用單上一一列明并簽字,使用保管人一欄必須注明由誰使用保管,使用保管人負(fù)責(zé)保管并承擔(dān)責(zé)任。
三、辦公室每月匯總。
出各部門辦公用品領(lǐng)用清單及單價(jià)一覽表,并結(jié)算出各部門辦公用品費(fèi)用。該表一式三份,一份交財(cái)務(wù),一份交領(lǐng)導(dǎo),一份歸辦公室存檔。
本制度自即日起執(zhí)行。
附件:
辦公用品領(lǐng)用單
注:1、該物品由使用保管人簽字,如丟失,按市場價(jià)賠償。
2、該領(lǐng)用單一式兩份,一份領(lǐng)用人簽字留底辦公室,一份領(lǐng)用人拿回部門待使用保管人簽字完畢后再交予辦公室留檔。
附件:
辦公用品報(bào)廢單
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物業(yè)管理公司辦公用品管理制度
公司辦公用品領(lǐng)用管理沒有嚴(yán)格制度,會(huì)造成了許多不必要的浪費(fèi)。為加強(qiáng)管理,特制定以下制度,望共同遵守。
1.新調(diào)入的管理人員,因工作需要可購買以下物品:
圓珠筆二支、直尺一把、筆記本二本、膠水一瓶,總價(jià)值合人民幣15元左右。
2.以下物品需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可購買:計(jì)算器、文件夾或因工作需要的其他物品。
3.財(cái)務(wù)人員所需的辦公用品由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一領(lǐng)取。
4.保安交班記錄本、水電主管等所需用的.工作記錄本以舊換新,舊的收回存檔。
辦公用品管理制度15
1、提高效率:規(guī)范的管理制度能減少因辦公用品不足或混亂導(dǎo)致的'工作延誤。
2、控制成本:有效管理能降低采購成本,減少浪費(fèi),提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
3、保障公平:公開透明的發(fā)放流程有助于維護(hù)員工間的公平感,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。
4、塑造文化:通過倡導(dǎo)節(jié)約,推動(dòng)形成積極的企業(yè)文化和價(jià)值觀。
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