秘書實務與案例分析[熱門]

　　秘書實務分析題如下

　　請柬發(fā)出之后

　　某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

　　接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

　　事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。

　　但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

　　思考題：這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢?

　　會議方案制訂

　　中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現銷售額8億元人民幣，產品

　　30%出口海外，并不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業(yè)的先進水平。為適應生產規(guī)模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了100萬臺。產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定8月8日一10日在上海市召開一次全國代理商會議，由公司總經理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景;研發(fā)部經理介紹、演示新產品的性能、核心技術及測試結果;生產部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產能力及生產情況;銷售部總監(jiān)介紹公司產品的銷售情況;公司主管副總經理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業(yè)，利用一個晚上的時間舉辦一場聯歡晚會，安排代表游覽上海市內的幾個景點。

　　為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上海國際會議中心。同時各部門抽調10人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括準備會議所需文件、材料，寄發(fā)會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯系上海國際會議中心及旅游景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯歡晚會，購置禮品等。總經理還特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。

　　根據公司領導的意見，張副經理立即從各部門抽調了10位同志成立了大會籌備處，并召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。

　　思考題：

　　1.為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。

　　2.根據會議的規(guī)模、層次和主題，會議籌備處應具體劃分哪幾個小組展開準備工作。

　　3.以籌備處的名義提交一份本次會議經費預算方案報總經理審批。

　　4.請根據會議的內容制作一份會議日程表(要有日期、時間、內容安排、地點、參加入、負責人、備注等項)。

　　5.請根據會議內容擬寫一份會議通知。

　　6.制作一份會議簽到單。

　　會場布置

　　菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國有老企業(yè)，年產200萬噸"龍"牌系列全價飼料，工藝設備先進，技術力量雄厚，飼料產品系列配套，特別是公司采用國際先進配方后，生產的"龍"牌系列全價飼料含有畜禽生長所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營養(yǎng)素，具有營養(yǎng)全、飼料省、長得快、防疾病等特點，為不同品種、不同生長階段的畜禽提供充足的營養(yǎng)物質。產品經公司下屬的大壯豬場試驗飼養(yǎng)，外貿出口豬優(yōu)良品質率名列全國前茅，產品還被認定為全國優(yōu)質產品。

　　再過一個月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀念活動，一方面回顧總結企業(yè)50年來走過的歷程，繼承和發(fā)揚當年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機遇。

　　在系列紀念活動中，安排了4次會議：

　　(1)慶典大會。邀請市領導、行業(yè)協(xié)會領導、新聞記者、有關專家、客戶代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據會議方案，主席臺將安排3位市領導、2位行業(yè)領導、2位專家、1位客戶代表、1位退休老職工和企業(yè)總經理、副總經理共11人就座。

　　(2)報告會。請2位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展狀況、新技術及國外發(fā)展現狀等。會議規(guī)模為100人。

　�。�3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會。邀請研究院所、高等院校及行業(yè)機構的專家、學者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領導干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略，請專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開出處方。

　　(4)勞動模范座談會。擬邀請企業(yè)內各級勞動模范11人，與企業(yè)4位黨政領導及工會主席進行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽取勞模對企業(yè)發(fā)展的意見和建議。

　　本著節(jié)儉辦會的原則，根據公司的安排，4次會議的會場布置均由公司秘書小武負責。

　　思考題：

　　1、實訓分小組進行，每個小組確定一名負責人。

　　2、每個小組在四個會場中任選一個會場進行仿真布置。要按真實會場布置的要求進行實訓，并達到：

　　1.布置慶典大會會場要熱烈、隆重。

　　2.布置報告會會場要莊重、美觀。

　　3.布置研討會會場要莊重、舒適。

　　4.布置座談會會場要輕松、和緩。