文秘的專業(yè)知識

文秘的專業(yè)知識1

　　文書工作是一項科學(xué)的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應(yīng)具備一些基本素質(zhì)。下面我們來看看文秘的專業(yè)知識有哪些。

　　基本素質(zhì)：

　　(一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)

　　(二)熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　　(三)應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識

　　文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等�；�礎(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。

　　(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

　　秘書部分觀點

　　(一)秘書的知識結(jié)構(gòu)

　　秘書的知識結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識及其構(gòu)成狀況。

　　秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面;秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實的專業(yè)知識。

　　1、基礎(chǔ)知識層次

　　基礎(chǔ)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識，是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的基本條件�；�礎(chǔ)知識不僅要扎實，而且要寬廣。

　　(1)文化基礎(chǔ)知識

　　秘書具有的文化基礎(chǔ)知識，一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，另一方面是自然科學(xué)知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關(guān)干部的共同要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的最低層次。如漢語知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語知識等;

　　(2)理論基礎(chǔ)知識

　　掌握基礎(chǔ)理論知識，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學(xué)知識、黨的基本政策;

　　(3)法律基礎(chǔ)知識

　　法律基礎(chǔ)知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

　　2、輔助知識層次

　　輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關(guān)的知識，是一種帶有輔助性的知識。

　　(1)傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識和心理學(xué)知識

　　(2)新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識、社會交際知識、軟科學(xué)知識及其他相關(guān)學(xué)科。

　　3、專業(yè)知識層次

　　專業(yè)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標密切聯(lián)系的部分。它由兩個部分組成：

　　(1)業(yè)務(wù)知識

　　主要指秘書業(yè)務(wù)知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書學(xué);分支秘書學(xué)(如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級秘書學(xué));秘書寫作學(xué);秘書心理學(xué);文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作學(xué)等方面的知識;調(diào)查研究、會務(wù)工作、信訪工作、機要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動化等方面的知識。

　　(2)行業(yè)知識

　　秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構(gòu)成和知識門類;了解所屬部門工作的任務(wù)和特點;深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業(yè)的管理知識

　　注意：A、當今比較合理的秘書知識結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態(tài)性;層次性。

　　B、建立合理知識結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

　　(二)秘書的能力結(jié)構(gòu)

　　秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。

　　1、基礎(chǔ)能力

　　指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

　　(1)秘書的觀察力

　　一個人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點置于領(lǐng)導(dǎo)和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　　(2)秘書的記憶力

　　良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　　(3)秘書的思維力

　　思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　　(4)秘書的想象力

　　想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。

　　2、專業(yè)能力

　　(1)閱讀能力

　　秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的`培養(yǎng)，首先要有較好的知識結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。

　　(2)寫作能力

　　即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規(guī)范。

　　(3)說話能力

　　即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

　　(4)辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個性差異的重要方面。

　　(1)協(xié)調(diào)能力

　　指運用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù);要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協(xié)調(diào)方法。

　　(2)調(diào)研能力

　　一般要求是：要有計劃;有科學(xué)的方法;有較強的洞察力;要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。

　　(3)操作能力

　　主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

　　(三)秘書的心理素質(zhì)

　　秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。

　　1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成

　　(1)秘書的興趣

　　即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性

　　(2)秘書的情感與情緒

　　情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。

　　(3)秘書的意志

　　良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。

　　良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性)

　　(4)秘書的氣質(zhì)

　　氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。

　　注意：

　　上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書進行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。

　　(1)秘書的性格

　　秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個方面：對現(xiàn)實的態(tài)度上和行動的方式上。

　　秘書健全的性格主要包括：要堅強執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。

　　2、秘書的心理健康

　　(1)影響秘書心理健康的因素

　　負擔過重;輿論壓力;關(guān)系復(fù)雜。

　　(2)秘書心理健康的標準

　　一個心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調(diào);工作專注;關(guān)系和諧。

　　(3)秘書常見的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現(xiàn)一個有意義的目標，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

　　自傲和自卑：樹立正確的自我表現(xiàn)意識，從而保持心理平衡。

文秘的專業(yè)知識2

　　一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)�？梢赃@么說，文字表達能

　　力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢？具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點：

　　一、首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學(xué)好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種復(fù)雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件最重要的'事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的讀寫技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力�！迸c此同時，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不斷地取得進步。

　　二、其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著應(yīng)該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　三、最后，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。

　　寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

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