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試析如何提高人口和計劃生育檔案管理水平論文
當(dāng)前我國人口的數(shù)量日益增加，計生工作的重要性也愈發(fā)得到人們的關(guān)注，必須要提高計劃生育檔案管理的重要性認(rèn)識，才能為相關(guān)的工作提供必要的理論依據(jù)。進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。更重要的是，主要從思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能在實踐中得到進(jìn)步，希望在本文的論述下，能夠為今后的工作帶來一定的思考，更好的發(fā)展我國計生檔案管理工作的有效性。
1 計生檔案管理工作的重要性
首先我們需要認(rèn)識到這樣的一個問題，人口數(shù)量的變化來源需要依靠計生檔案資料，要想對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理，就需要進(jìn)一步將工作重點予以明確，這樣才能制定出下一階段的工作目標(biāo)，為實現(xiàn)計劃生育的相關(guān)決策提供必要的依據(jù)。其次是通過計生檔案的管理工作，可以讓育齡婦女得到更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時也能為流動人口提供必要的服務(wù)。流動人口數(shù)量是最難以進(jìn)行統(tǒng)計的人口數(shù)量，更不必說為流動人口進(jìn)行計劃生育的檔案管理工作了。但是在建立起數(shù)字化的計劃生育信息交流平臺以后，可以更廣泛的倡導(dǎo)節(jié)育措施，征收必要的社會撫養(yǎng)費，在很多問題上都能夠得到有效的解決。第三，群眾通過對計劃生育檔案管理工作的認(rèn)識，能夠收集更多群眾需要的信息，從而為群眾提供必要的服務(wù)，對解決實際難題帶來了重要的幫助，人們的滿意度也就因此而得到有效的提升匯。最后，在計劃生育的執(zhí)法方面具有一定的嚴(yán)肅性，通過計劃生育檔案管理工作的進(jìn)一步落實，相關(guān)的法律法規(guī)變得更加完善，通過對真實信息的落實，能夠?qū)崿F(xiàn)執(zhí)法效率的進(jìn)一步提升。
2 對計劃生育檔案管理中存在的問題予以重視
在當(dāng)前的計劃生育檔案管理工作中主要存在的問題包括以下幾個方面，首先是在認(rèn)識上出現(xiàn)的一些偏差，很多領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理與計劃生育工作相互脫離，沒有將這兩項工作有機(jī)的融為一體，這樣就會造成相關(guān)的檔案管理人員在思想上存在松懈的態(tài)度，進(jìn)行工作時出現(xiàn)檔案收集資料不完整或是歸檔不及時的情況，計生檔案的管理水平因此也就無法得到有效的提升。
其次是在檔案管理的內(nèi)容中，存在虛假信息的情況。因為在計劃生育的管理工作中，主要實行的是“一票否決”，所以很多單位沒有將下崗人員或是停薪留職人員的生育情況進(jìn)行及時的上報，有些時候甚至還會存在報喜不報憂的狀況，在這樣的情況下，假證明與假資料的現(xiàn)象就凸顯了出來，無法保證檔案資料的真實有效性。
第三，在監(jiān)督檢查方面，并沒有真正的履行職責(zé)，而是流于形式，在表面上看準(zhǔn)確無誤就可以了，并沒有深入到檔案管理的實際工作中，這也就因此造成了計生檔案在管理的過程中始終無法得到進(jìn)一步的提升。
除此之外，人員素質(zhì)以及人員不固定的現(xiàn)象也是當(dāng)下檔案管理過程中存在的一個主要問題。工作人員自身不具有積極主動的意識，而是經(jīng)常被動的接受工作，在心理存在不滿意的現(xiàn)象直接表現(xiàn)在工作中，或者因為人員的流動性，檔案資料無法進(jìn)行有效的交接，所以經(jīng)常出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，也會造成檔案無法得到統(tǒng)一。
3 提高計生檔案管理的主要手段
要想讓計生檔案的管理水平得到進(jìn)一步的提高，就需要朝著規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，在具體工作中應(yīng)該重點抓基礎(chǔ)性的工作。掌握具體的工作程序以及方法，將其應(yīng)用到檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，將案卷得到全面的普查，實現(xiàn)精細(xì)化的管理，這樣才能實現(xiàn)整體水平的提升。同時將案卷進(jìn)行重新的組合，也能起到規(guī)范化的作用。要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率還是不行的，還必須保證查準(zhǔn)率。因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。
加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。（1）分輕重緩急，循序漸進(jìn)。計生檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。（2）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。（3）分門另類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣�、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
4 提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平
4.1 重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)
信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。
4.2 重視檔案人員的在職培訓(xùn)
提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。
4.3 合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)
將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。
結(jié)束語
最后筆者想要說的是，計劃生育的檔案管理工作需要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及部門的重視，這是實現(xiàn)人口質(zhì)量與數(shù)量的首要前提條件，只有相關(guān)部門制定了合理有序的計劃，投入更多的人力與財力支持，才能更好的發(fā)展檔案管理事業(yè)，讓檔案管理工作在良好的環(huán)境中展開，這是未來發(fā)展進(jìn)程中的主要工作任務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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