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  • 淺析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的郵件禮儀

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    淺析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的郵件禮儀

      從交際的角度來(lái)看,禮儀可以說(shuō)是人際交往中適用的一種藝術(shù)、一種交際方式或交際方法,是人際交往中約定俗成的示人以尊重、友好的習(xí)慣做法。下面是小編收集的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的郵件禮儀,希望可以幫助大家!

    淺析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的郵件禮儀

      要記住的是:寫(xiě)郵件的出發(fā)點(diǎn)一定要站在收件人的角度看,如何能高效快速了解自己想要傳遞的信息,而不僅是發(fā)件人方便發(fā)送和自說(shuō)自話。

      第一、正式的顯示名和總結(jié)性的標(biāo)題。

      郵件接收者首先看到的是兩樣?xùn)|西:顯示名和標(biāo)題。

      顯示名必須用真名。比如“XX公司”或“YY部門”,個(gè)性化、詩(shī)意化、二次元的名字不要用在辦公郵件里。

      總結(jié)概括性的標(biāo)題:20字內(nèi)總結(jié)概括,凸顯核心內(nèi)容。比如“你好”“來(lái)自XX公司”都不是一個(gè)好標(biāo)題,“請(qǐng)審閱:X公司關(guān)于Y項(xiàng)目的報(bào)告”才是一個(gè)好標(biāo)題。

      第二、簡(jiǎn)單大方的格式。

      內(nèi)容格式:用一種字體、一樣大小、一個(gè)顏色。

      排版方式:段落、縮進(jìn)和加粗。

      段落負(fù)責(zé)閱讀邏輯;縮進(jìn)負(fù)責(zé)層次關(guān)系;加粗負(fù)責(zé)突出重點(diǎn)。

      第三、邏輯清晰的正文。

      稱謂和問(wèn)候語(yǔ):可以說(shuō)“尊敬的X總,您好”“見(jiàn)信好”。

      郵件正文:一定要分段,每段只講一件事情。

      郵件標(biāo)題是全文概括,每段的首句概括全段。用小段不用大段;用短句不用長(zhǎng)句;用簡(jiǎn)單詞不用復(fù)雜詞;能用100字講清楚的事,不用101個(gè)字。

      結(jié)尾部分:總結(jié)內(nèi)容,強(qiáng)調(diào)需要他跟進(jìn)的事情,可以說(shuō)“請(qǐng)回復(fù)、請(qǐng)指正、請(qǐng)?zhí)幚、?qǐng)知悉、請(qǐng)批復(fù)”。

      祝詞:“祝:商祺!”“祝:安好!”。

      署名: 真名。比如“XXX”“YY部門”。

      日期: 插入數(shù)字式日期。比如“xx年xx月xx日”。

      第四、良好的回信習(xí)慣。

      收到郵件盡快回復(fù),就算當(dāng)時(shí)沒(méi)空,也要回復(fù)一句“已收到,稍后回復(fù)您”,讓對(duì)方知道收到了,而不是懷疑發(fā)送失敗;匦诺膶I(yè)方式,代表你的能力、效率,對(duì)他的重視程度,代表你的職業(yè)化程度。

      如果郵件來(lái)來(lái)回回,甚至討論的主題都發(fā)生變動(dòng),可以修改主題或者重起一封新郵件,而不是文不對(duì)題的蓋樓。

      最后,按下“發(fā)送”鍵之前,再次檢查附件、正文、標(biāo)題、收件人是否有遺漏;通讀三遍內(nèi)容,保證寫(xiě)出來(lái)的意思與希望達(dá)成的結(jié)果是相符的;打開(kāi)附件看看格式是否發(fā)生變化。發(fā)出去的郵件就是潑出去的水,可以設(shè)置一分鐘后再發(fā)送,留有后悔的余地。

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