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淺談?dòng)?jì)算機(jī)替代手工記帳中存在的問(wèn)題
我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作，經(jīng)過(guò)10多年的發(fā)展，已經(jīng)取得了很好的成績(jī)。許多單位在具備條件后，逐步甩掉了手工帳，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)替代手工記帳的飛躍。但在實(shí)際工作中目前還存在一些問(wèn)題，試探討如下：
一、“甩帳”的管理問(wèn)題
計(jì)算機(jī)替代手工記帳，通常稱(chēng)為“甩帳”。目前，甩帳的審查和審批分為兩大塊，除國(guó)家中央業(yè)務(wù)主管部門(mén)外，均按屬地原則由財(cái)政部門(mén)管理（軍隊(duì)等特殊部門(mén)除外）。國(guó)務(wù)院行業(yè)主管部門(mén)在北京，而下屬單位在全國(guó)各地，要審查一家單位的“甩帳”工作，需要興師動(dòng)眾，費(fèi)用高昂，而且時(shí)間往往延長(zhǎng)，加重了基層單位會(huì)計(jì)電算化雙軌制帶來(lái)的負(fù)擔(dān)，有的單位雙軌并行了1年以上還未能得到審查，有的甚至因?yàn)椴豢爸刎?fù)而重新恢復(fù)為手工。因此，建議按照屬地原則，劃歸地方財(cái)政部門(mén)管理，實(shí)現(xiàn)及時(shí)審查、規(guī)范管理，及時(shí)替代手工記帳。
目前“甩帳”的收費(fèi)也是五花八門(mén)，多有幾千、幾萬(wàn)，少有幾百，各地收費(fèi)較為混亂。建議由我國(guó)的相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)或主管部門(mén)制定指導(dǎo)價(jià)，防止過(guò)多的人為因素，逐步使收費(fèi)趨于合理化。
二、計(jì)算機(jī)替代手工的條件
在財(cái)政部“會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范”中，對(duì)計(jì)算機(jī)替代手工記帳作了明確規(guī)定，即“1、配備了適用的會(huì)計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備；2、配備了相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員；3、建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度”，在實(shí)際替代手工記帳的審查中，對(duì)“配備了適用的會(huì)計(jì)軟件”具體處理是：通過(guò)省級(jí)以上財(cái)政部門(mén)評(píng)審的軟件，在軟件一項(xiàng)就認(rèn)可了。如果是自己開(kāi)發(fā)、聯(lián)合開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)軟件，則需要進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的測(cè)試，并收取較高的測(cè)試費(fèi)用。這里存在一個(gè)問(wèn)題，那就是通過(guò)評(píng)審的會(huì)計(jì)軟件的版本實(shí)際上與正在使用的版本是很難一致的。事實(shí)上，會(huì)計(jì)軟件年年都在更新版本，甚至1年更新幾次，程序在大量修改，原來(lái)評(píng)審的版本與更新的版本已是相去甚遠(yuǎn)。有的甚至將有嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題的軟件為了商業(yè)目的而提前發(fā)版。所以，軟件是否真的符合要求，尚未可知。
因此，建議之一：將財(cái)務(wù)軟件評(píng)審改為常規(guī)性軟件測(cè)試。國(guó)家財(cái)政部可委托中間測(cè)試機(jī)構(gòu)，凡軟件公司開(kāi)發(fā)的新版，均應(yīng)通過(guò)確認(rèn)測(cè)試才能推向市場(chǎng)。這樣作有幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：一是由中間測(cè)試單位測(cè)試，避免了財(cái)政部門(mén)因?yàn)楣ぷ骶o張的原因而拖延測(cè)試時(shí)間，畢竟軟件公司是靠市場(chǎng)來(lái)支撐的。二是有專(zhuān)門(mén)的測(cè)試人員和測(cè)試專(zhuān)家，專(zhuān)門(mén)研究和進(jìn)行測(cè)試，能夠更充分地保證軟件的質(zhì)量，保證符合相應(yīng)的財(cái)務(wù)制度。三是財(cái)政部主要制定有關(guān)的管理制度，而測(cè)試的具體方法、指標(biāo)等由測(cè)試單位完成，這樣既可以保持制度的長(zhǎng)期性，又能適應(yīng)新技術(shù)、新方法的發(fā)展。四是可取消各地的評(píng)審，這樣可以避免各地評(píng)審的不一致性，同時(shí)減少了各地的行政干預(yù)，防止形成地方保護(hù)，讓具備競(jìng)爭(zhēng)能力的軟件進(jìn)入市場(chǎng)，推動(dòng)會(huì)計(jì)軟件的進(jìn)步，促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。
建議之二：完全取消評(píng)審。由于軟件的更新和發(fā)展很快，隨著情況的改變，評(píng)審在某種程度上失去了意義。所以可以取消評(píng)審。財(cái)政部門(mén)可以通過(guò)管理兩頭來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)電算化工作。一是抓會(huì)計(jì)電算化的培訓(xùn)，普及會(huì)計(jì)電算化的初級(jí)培訓(xùn)，強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化的中級(jí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)。二是抓會(huì)計(jì)電算化后的替代手工記帳工作，以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化上水平。三是抓軟件公司的服務(wù)�，F(xiàn)在，很多用戶在使用軟件過(guò)程中，遇到了一些問(wèn)題，由于用戶本身的知識(shí)所限或者是軟件本身的問(wèn)題，使用戶無(wú)法解決，所以服務(wù)就顯得十分重要。財(cái)政部門(mén)應(yīng)該制定或委托相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)制定基本的規(guī)范，指導(dǎo)和促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化工作，推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化工作的發(fā)展。
三、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)替代手工記帳的審查管理
各地在計(jì)算機(jī)替代手工記帳的審查上，有的是由財(cái)政部門(mén)親自出馬，有的是委托第三方單位進(jìn)行。實(shí)際上，單位使用的財(cái)務(wù)軟件在升級(jí)，業(yè)務(wù)情況在變化，與此相關(guān)的硬件等均在變化。無(wú)可否認(rèn)，“甩帳”具有一定的促進(jìn)作用，但后續(xù)的管理是否如此進(jìn)行，實(shí)際上沒(méi)有保證。實(shí)際在通過(guò)甩帳審查后，往往又放松了管理，在“甩帳”時(shí)制定的制度，往往也就成了一紙空文。如一些單位未按要求按時(shí)備份數(shù)據(jù)，致使計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的恢復(fù)。
實(shí)際上，會(huì)計(jì)電算化只是手段的變革，對(duì)于會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的把關(guān)單位，會(huì)計(jì)師事務(wù)所具有合規(guī)性審查權(quán)利，也就是要對(duì)所使用的系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估。因此，建議替代手工的后續(xù)審查主要由會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行。就像原來(lái)審查手工帳一樣，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，也就理所當(dāng)然的要對(duì)會(huì)計(jì)電算化的有關(guān)方面進(jìn)行審查，以確保輸出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是正確的，以保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。這樣就避免了一次審查，年年受用帶來(lái)的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了長(zhǎng)期的審查監(jiān)督。
對(duì)于計(jì)算機(jī)與手工記帳的并行時(shí)間，財(cái)政部規(guī)定“計(jì)算機(jī)與手工并行3個(gè)月以上（一般不超過(guò)6個(gè)月），且計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督”，這實(shí)際上對(duì)于新單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)該容許人員素質(zhì)符合要求、具備相應(yīng)的軟硬件條件的單位直接開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作，至少容許只作手工的總帳、現(xiàn)金帳、銀行帳。其二，關(guān)于對(duì)“計(jì)算機(jī)與手工核算數(shù)據(jù)相一致”的理解，在一些替代手工記帳審查中，把這段規(guī)定理解為要與手工完全一致，如原來(lái)科目只有兩級(jí)，則會(huì)計(jì)電算化后也只能兩級(jí)。實(shí)際上，會(huì)計(jì)電算化后，科目的體系一般都需要按管理的要求加以改進(jìn)，一般是為了提供更為詳細(xì)的信息，需要更加細(xì)化。所以，在審查時(shí)不能要求絕對(duì)一致，應(yīng)該是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是一致的。要不然，完全模仿手工，又怎能體現(xiàn)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)呢？
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