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  • 辦公室接待文化禮儀

    時間:2024-09-16 08:49:11 辦公/印刷/造紙 我要投稿
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    辦公室接待文化禮儀

      辦公室接待禮儀

    辦公室接待文化禮儀

      打電話接待禮儀

      1、不打無準備之電話。打電話的人作為主動行為者,應該考慮到被動接聽者的感受。打電話時要有良好的精神狀態(tài),站著最好,坐著也行,但不要躺著,或歪靠在沙發(fā)上,那勢必發(fā)出慵懶的聲音,更不能邊吃東西邊打電話。拿起聽筒前,應明白通話后該說什么,思路要清晰,要點應明確。

      2、選擇適當?shù)耐ㄔ挄r間。原則是盡量少打擾對方的作息。一般而言,三餐時間,早七點(假日八點)以前,晚十點以后,對方臨出門上班、臨下班要回家時,不宜打電話。除非有萬不得已的特殊情況,切忌半夜三更打電話,以免驚擾對方及其家人。通話時間也要控制,盡量長話短說。

      3、注意說話禮貌。打電話始終要用禮貌語,常用的有:“您好”、“我說清楚了嗎”、“謝謝”、“再見”、“晚安”。打電話時,應作簡要的問候、自我介紹并說出要求通話的人,切忌說“你知道我是誰嗎?猜猜看!”之類的話。音量要適中,以對方聽得清晰為準。語速要稍緩,語氣應平和,給對方以親切感,但不可拿腔拿調、裝腔作勢。接聽電話時,以禮貌用語通報自己的單位名稱,一方面做了禮節(jié)性的問候,又能讓對方聽清楚你的單位。當電話交談要結束時,須詢問對方,這既是尊重對方也是提醒對方,最后以“再見”之類的禮貌語結束。

      4、轉接電話有分寸。如果對方要傳呼其他同事,接聽者應該熱情地告訴對方,如:“好的,請稍候!比缓笥檬治孀∈茉捚,或去請或直接把話筒遞給同事。如果同事不在場,接聽者應委婉地說:“需要轉告嗎?”,“可以留下您的電話嗎?”,切忌以一聲“不在”、“沒看到”即掛斷。

      5、接打手機要文明。手機禮儀既有電話禮儀的共性,還有其特殊的規(guī)范。手機的基本特點在于移動性,可能把噪音帶到任何場所,因此手機使用者要特別注意顧及他人。在一般情況下,要讓手機處在開機狀態(tài),隨身攜帶,以便及時接聽,不讓對方焦急等待,也不讓遠離主人的手機吵煩他人。在不便及時接聽的情況下,一有機會,就要及時回話并說明原因,致以歉意。在特殊場合,比如在開車、開會、動手術、講課、表演、會談時,在影劇院、醫(yī)院、音樂廳、圖書館里,在飛機、公交車、賓館大堂上……你不能旁若無人地打手機。打手機應特別注意說話簡潔,節(jié)約通話時間。如果對方正在路上或在辦事或處在不宜多說話的場合,就更應長話短說。最好要通報一下自己所在的方位,以便對方判斷各自的處境。

      接待禮儀

      早做準備,保持辦公室優(yōu)雅環(huán)境

      辦公室平時也應保持優(yōu)雅、整潔的環(huán)境。如有客人來訪,則更應保持較高水平的工作條件。

      客人來訪,一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息后,應告知有關部門早做準備,把辦公室收拾得干凈利落。窗戶要明亮,桌椅要整潔,東西要整齊有序,空氣要清新。冬季要溫暖,夏季要涼爽。茶水早備好,對有的客人還可備些水果。

      總之,辦公室是領導的辦公場所,是本單位的門面,反映出接待人員的精神面貌和工作作風,代表著單位形象,必須認真布置。當然,也不必豪華闊氣。

      如果來客較多,或客人規(guī)格較高,來訪的目的又比較嚴肅,也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應早做準備,以迎客人。

      準備好有關材料

      客人來訪前的準備工作,除了接待場合(辦公室或會議室、會客室)精心布置外,還有一項重要任務就是材料的準備。客人來訪,是參觀本單位某某部門,還是了解、考察某項工作?是商洽某方面的問題,還是研究相互合作事宜?務需心中有數(shù)。有關客人來訪的目的,一般對方早已提前告知,應根據(jù)雙方商定的會談事宜,或客人的請求,讓有關人員早做準備。需要什么數(shù)字、情況、資料,事先提供出來,該打印的打印,該論證的論證,該先拿出初步意見的先統(tǒng)一內(nèi)部口徑。省得客人來后現(xiàn)找現(xiàn)查,或無法表態(tài),顯得被動。

      工作人員禮貌接待

      客人到來,要抽調若干工作人員進行接待。接待的工作人員,有的是服務、禮儀接待,比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等;有的是工作需要接待,比如參加會談、介紹情況、參與商討等。

      無論負責哪方面的工作人員,都應衣著整潔,走動輕盈,儀態(tài)大方,待人彬彬有禮。風風火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言談粗俗,是對客人的不禮貌,也會使本單位大失體面。

      在與客人會談過程中,無關人員應自動退避。至于禮儀、服務人員,應定時敲門而進,倒茶續(xù)水,取換毛巾,進行熱情服務;但服務不應影響主客雙方會談,要保持現(xiàn)場的安靜。服務完畢應輕輕退出。

      送客

      若客人辦事已畢要走,一定送別。辦公室相關人員也要隨之送行。

      客人若自備車輛,工作人員可早些通知司機(或由客人方工作人員自行通知)。若需本單位送回,需要早做車輛安排,勿使久等。

      可視情況,決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話:“歡迎再來。”“歡迎常聯(lián)系!ń哟恢埽埗嘣彙钡。

      接待上級檢查匯報禮儀

      1、遵守時間,不失約定。應樹立極強的恪守時間的觀念,不要過早抵達,使上級準備未畢而難堪,也不要遲到,讓上級等候過久。

      2、進門前先輕輕敲門,經(jīng)允許后才能進門。不可大大咧咧,破門穿堂,即使門開著,也要用適當?shù)姆绞礁嬖V上級有人來了,以便上級及時調整體態(tài)、心理。

      3、精神飽滿,儀態(tài)端莊。站有站相,坐有坐相,文雅大方,彬彬有禮。

      4、匯報實事求是,口音吐字清晰。有喜報喜,有憂報憂,語言精煉,條理清楚,不可“察言觀色”,投其所好,歪曲或隱瞞事實真相。

      5、保持冷靜,維護形象。匯報工作出現(xiàn)上級不注意禮儀時,不可沖動,仍然要堅持以禮相待,也可以以身示范來暗示上級糾正錯誤,或者直言相陳,但得注意言辭的藝術性。

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