秘書實務(wù)與案例分析

秘書實務(wù)與案例分析1

　　一、背景

　　這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進(jìn)了自己的辦公室，秘書于雪跟他打招呼“早上好!”他也愛理不理的。老總平時和藹可親，常常跟下屬開玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：

　　a、既然老總心煩，他肯定需要一個人獨自呆一會，所以先不去管他。

　　b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。

　　c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會安排。

　　d、泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會。

　　e、馬上跟著老總進(jìn)去，問老總出了什么事。

　　二、問題

　　對于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進(jìn)行評析。

　　三、分析

　　本題的最佳選擇是d。

　　如果對方不是你的上司，僅僅只是你一般的朋友，那么，選a應(yīng)該說是不錯的，但你現(xiàn)在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工作關(guān)系，所以，采取不聞不問的態(tài)度有些不合適。

　　選b肯定是不合適的，因為你一點也不體諒上司的心情。

　　選c也不對，因為秘書畢竟只是秘書，無權(quán)代替老總作出任何決策;c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的'一種選擇。

　　選e也很不妥當(dāng)。老總不管是什么原因而心煩，他沒有義務(wù)告訴秘書;雖然秘書的熱情值得贊許，但她忘了自己僅僅是個秘書。

　　選擇d表現(xiàn)出秘書恰到好處地把握了分寸。作為秘書，對自己上司的煩惱不可能不聞不問，因此給他泡上一杯濃茶體現(xiàn)了自己的熱情;但在送茶時又僅僅是只問上司需不需要休息，既沒有去探究上司的隱私，更沒有自作主張自行來安排上司的工作。在這種情況下，一個優(yōu)秀的秘書應(yīng)該能憑直覺知道老總為什么悶悶不樂：也許工作壓力太大?也許是為孩子的事操心?也許久等的客戶沒來?也許是昨晚與太太吵架了……知道老總為什么心煩，就可以作好相應(yīng)的準(zhǔn)備。

秘書實務(wù)與案例分析2

　　秘書實務(wù)分析題如下

　　請柬發(fā)出之后

　　某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

　　接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。

　　事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。

　　但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

　　思考題：這個案例告訴秘書在會議準(zhǔn)備時應(yīng)注意什么問題呢?

　　會議方案制訂

　　中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產(chǎn)基地之一，去年實現(xiàn)銷售額8億元人民幣，產(chǎn)品

　　30%出口海外，并不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢頭，質(zhì)量管理也達(dá)到了同行業(yè)的先進(jìn)水平。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，去年底，該公司又?jǐn)U建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進(jìn)的生產(chǎn)流水線，使顯示器年生產(chǎn)能力達(dá)到了100萬臺。產(chǎn)量增加了，銷售必須跟進(jìn)。目前，中迅顯示器有限公司在全國設(shè)有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴(kuò)大產(chǎn)品銷售等問題，公司領(lǐng)導(dǎo)決定8月8日一10日在上海市召開一次全國代理商會議，由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠(yuǎn)景;研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結(jié)果;生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況;銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況;公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業(yè)，利用一個晚上的時間舉辦一場聯(lián)歡晚會，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個景點。

　　為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上海國際會議中心。同時各部門抽調(diào)10人組成大會籌備處，由張副經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體工作包括準(zhǔn)備會議所需文件、材料，寄發(fā)會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯(lián)系上海國際會議中心及旅游景點，預(yù)訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯(lián)歡晚會，購置禮品等�？偨�(jīng)理還特別強調(diào)，要在保證會議隆重、熱烈、節(jié)儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。

　　根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的意見，張副經(jīng)理立即從各部門抽調(diào)了10位同志成立了大會籌備處，并召開了會務(wù)工作會議，對會議準(zhǔn)備工作進(jìn)行了部署和分工。

　　思考題：

　　1.為中迅顯示器有限公司代理商會議擬定一份會議方案。

　　2.根據(jù)會議的規(guī)模、層次和主題，會議籌備處應(yīng)具體劃分哪幾個小組展開準(zhǔn)備工作。

　　3.以籌備處的名義提交一份本次會議經(jīng)費預(yù)算方案報總經(jīng)理審批。

　　4.請根據(jù)會議的內(nèi)容制作一份會議日程表(要有日期、時間、內(nèi)容安排、地點、參加入、負(fù)責(zé)人、備注等項)。

　　5.請根據(jù)會議內(nèi)容擬寫一份會議通知。

　　6.制作一份會議簽到單。

　　會場布置

　　菁菁飼料工業(yè)總公司是一家國有老企業(yè)，年產(chǎn)200萬噸"龍"牌系列全價飼料，工藝設(shè)備先進(jìn)，技術(shù)力量雄厚，飼料產(chǎn)品系列配套，特別是公司采用國際先進(jìn)配方后，生產(chǎn)的`"龍"牌系列全價飼料含有畜禽生長所必需的各種維生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及營養(yǎng)素，具有營養(yǎng)全、飼料省、長得快、防疾病等特點，為不同品種、不同生長階段的畜禽提供充足的營養(yǎng)物質(zhì)。產(chǎn)品經(jīng)公司下屬的大壯豬場試驗飼養(yǎng)，外貿(mào)出口豬優(yōu)良品質(zhì)率名列全國前茅，產(chǎn)品還被認(rèn)定為全國優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。

　　再過一個月，就是企業(yè)成立50周年。為此，公司已決定舉辦一系列紀(jì)念活動，一方面回顧總結(jié)企業(yè)50年來走過的歷程，繼承和發(fā)揚當(dāng)年艱苦創(chuàng)業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)和精神，另一方面是研究確定下一步企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，尋求新的發(fā)展機遇。

　　在系列紀(jì)念活動中，安排了4次會議：

　　(1)慶典大會。邀請市領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)、新聞記者、有關(guān)專家、客戶代表、退休老職工，以及企業(yè)員工代表約300人出席。根據(jù)會議方案，主席臺將安排3位市領(lǐng)導(dǎo)、2位行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、2位專家、1位客戶代表、1位退休老職工和企業(yè)總經(jīng)理、副總經(jīng)理共11人就座。

　　(2)報告會。請2位專家講授飼料行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r、新技術(shù)及國外發(fā)展現(xiàn)狀等。會議規(guī)模為100人。

　�。�3)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會。邀請研究院所、高等院校及行業(yè)機構(gòu)的專家、學(xué)者以及金融界人士20人與15名企業(yè)中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部，共同研討企業(yè)下一步的發(fā)展戰(zhàn)略，請專家為企業(yè)把脈，為企業(yè)開出處方。

　　(4)勞動模范座談會。擬邀請企業(yè)內(nèi)各級勞動模范11人，與企業(yè)4位黨政領(lǐng)導(dǎo)及工會主席進(jìn)行座談，回顧創(chuàng)業(yè)歷程，聽取勞模對企業(yè)發(fā)展的意見和建議。

　　本著節(jié)儉辦會的原則，根據(jù)公司的安排，4次會議的會場布置均由公司秘書小武負(fù)責(zé)。

　　思考題：

　　1、實訓(xùn)分小組進(jìn)行，每個小組確定一名負(fù)責(zé)人。

　　2、每個小組在四個會場中任選一個會場進(jìn)行仿真布置。要按真實會場布置的要求進(jìn)行實訓(xùn)，并達(dá)到：

　　1.布置慶典大會會場要熱烈、隆重。

　　2.布置報告會會場要莊重、美觀。

　　3.布置研討會會場要莊重、舒適。

　　4.布置座談會會場要輕松、和緩。

秘書實務(wù)與案例分析3

　　開會時原則上不接電話

　　琳達(dá)是東訊電子(廣州)公司董事長兼總經(jīng)理的秘書。這天上午上司正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時，參加人員一般不接電話，等散了會再說。十點左右，朗日公司的總經(jīng)理胡戈來電話找上司。朗日公司是本公司的大客戶，胡總對琳達(dá)說他有急事要與上司商量。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、胡總，對不起!我們總經(jīng)理正在開會，不能接聽電話。

　　b、胡總，實在不湊巧，我們總經(jīng)理正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結(jié)束�；仡^我們再給您來個電話，您看這樣可以嗎?

　　c、胡總，請您稍等一下，我們總經(jīng)理剛剛散會，我馬上幫您去找找。

　　d、胡總，請您等一下，我馬上叫我們總經(jīng)理來接電話!

　　e、胡總，實在對不起，我們表總不在公司。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。

　　本題c

　　當(dāng)你說幫對方去找找以后，你就可以去向上司悄悄匯報，聽取他的指示，如果他認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，你就要這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知總經(jīng)理上哪兒去了，回頭見著總經(jīng)理，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎?”如果上司愿意來接，你就可以說剛剛找到了喪總。這樣，你既沒自作主張，又照顧到了對方的面子。

　　上司不想接廣告公司的電話

　　琳達(dá)是全能食品(廣州)公司總經(jīng)理的秘書�？斓侥甑琢耍�公司馬上就要開懂事會了。由于銷售大幅度滑坡，總經(jīng)理的心情非常煩躁。這天上午十點左右，廣告公司的總經(jīng)理鄭斌來電話，想就明年的廣告代理問題與總經(jīng)理交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的總經(jīng)理一聽說談明年的廣告問題，就對琳達(dá)說：“不就是明年的廣告的事嗎?現(xiàn)在沒時間!” 面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、鄭總，我們總經(jīng)理今天安排實在太滿，很難抽出時間，回頭我們給你打過去，可以嗎?

　　b、鄭總，您的事我們總經(jīng)理知道了，下次再約時間吧。

　　c、鄭總，我們總經(jīng)理正急著趕份材料，不能接電話。

　　d、鄭總，關(guān)于明年的廣告問題，跟我們公司市場部梅經(jīng)理談?wù)効梢詥?

　　e、鄭總，我們總經(jīng)理今日身體有些舒服，您先跟我說說，我再轉(zhuǎn)告他可以嗎?

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。

　　本題a

　　一個優(yōu)秀的秘書在于與上司之間形成一種默契，她能理解上司的每一個意圖。在年終這個事情繁雜，再加上業(yè)績欠佳的時候，上司的心情煩躁，說些言不由衷的話是很正常的，因此，在這個時候，應(yīng)該更好地去了解和把握上司的，成為上司名副其實的'助手。年底說忙，對方完全能理解，這樣，待上司心情好些之后，上司自然會與對方聯(lián)系。

　　接受指示時來電話

　　琳達(dá)是冰川鋼鐵(中國)公司總經(jīng)理的秘書。下周就要召開全國經(jīng)銷商大會了，這天上午琳達(dá)正在就會議的籌備工作接受上司的指示的時候，她辦公桌上的外線電話響了。琳達(dá)只好對上司說了聲“對不起”后回自己辦公室接電話，結(jié)果這電話是找上司的。而對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、問對方是什么事情，如果是急事就轉(zhuǎn)給上司。

　　b、說上司現(xiàn)在很忙，問對方可不可以先找公司的其他人。

　　c、像平時一樣問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。

　　d、告訴對方說上司正在商量工作，完了之后就馬上打電話給他。

　　e、說上司現(xiàn)在正在商量工作，完了以后再轉(zhuǎn)達(dá)給上司。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。

　　答案c

　　即使秘書是在接受指示的過程中，如果外線電話響了(這意味著是由公司外部打來的)，秘書就應(yīng)馬上去接電話，更何況這電話本來就是打給上司的。把對方的意思轉(zhuǎn)達(dá)給上司，雖然會影響上司作指示，但這影響并不大，轉(zhuǎn)達(dá)完了仍可以繼續(xù)，所以，應(yīng)像平時接電話那樣，問對方是什么事情，她幫助轉(zhuǎn)達(dá)給上司。

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