辦公用品采購請示

辦公用品采購請示1

　　一、請購及其規(guī)定

　　1、請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據(jù)需要確定一種或多種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2、請購單的要素

　　完整的請購單應(yīng)包括以下要素：

　�。�1）請購的部門；

　�。�2）請購單填寫人；

　　（3）請購的日期及需求時間；

　�。�4）請購的物品名；

　�。�5）請購的物品數(shù)量；

　�。�6）請購的物品規(guī)格；

　�。�7）請購的物品用途；

　　（8）請購如有特殊需要請備注；

　�。�9）請購部門主管；

　�。�10）請購單審核人；

　�。�11）公司總經(jīng)理。

　　3、請購單及其提報(bào)規(guī)定

　�。�1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門；

　�。�2）食品采購是根據(jù)警戒庫存按月銷量在網(wǎng)店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的請購應(yīng)統(tǒng)一填寫《物料申請表》；

　�。�3）食品的采購訂單應(yīng)由采購主管審核后再由采購專員提報(bào)至供應(yīng)商，與供應(yīng)商確認(rèn)到貨信息后填寫計(jì)劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知采購主管從其它渠道調(diào)貨。請購部門提報(bào)的其它請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；

　�。�4）其它涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；

　�。�5）遇公司經(jīng)營、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。

　�。�6）單一xxxx采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。

　�。�7）其它請購單的'更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由部門主管簽字后報(bào)采購部。

　　二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

　　1、請購的接收要點(diǎn)

　�。�1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；

　　（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

　�。�3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；

　�。�4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

　　2、請購單的分發(fā)規(guī)定

　�。�1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；

　�。�2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；

　�。�3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；

　�。�4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。

　　三、詢價及其規(guī)定

　　1、詢價應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；

　　2、屬于相同類型或?qū)傩越�似的產(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；

　　3、對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；

　　4、對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

　　5、詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；

　　6、在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

　　四、比價、議價

　　1、對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；

　　2、對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他供應(yīng)商的價格最低，所報(bào)價格的綜合條件更加突出；

　　3、收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價目標(biāo)；

　　4、重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。

　　五、入庫

　�。�1）采購物資到達(dá)倉庫后，由倉庫驗(yàn)貨員嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)查看物品的包裝與日期，散裝食品應(yīng)做質(zhì)量判定，再按照采購清單驗(yàn)收物資；

　�。�2）倉庫驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格品應(yīng)不予入庫，并及時通知采購部作退換貨處理；

　�。�3）已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品，倉庫應(yīng)及時的辦理入庫。

　　六、付款

　　采購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批后由財(cái)務(wù)付款。

辦公用品采購請示2

　　一、總則

　　為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。

　　二、采購部人員職責(zé)及管理制度

　　1、熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。

　　2、廉潔奉公，不徇私，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。

　　3、負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。

　　4、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。

　　5、堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　6、大項(xiàng)材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。

　　7、積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況，早知道，早處理。

　　8、及時協(xié)助財(cái)務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進(jìn)行付款。

　　9、做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。

　　10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

　　三、采購工作流程

　　采購部作為一個職能部門，在項(xiàng)目的具體實(shí)施中擔(dān)負(fù)了不可推卸的重要責(zé)任，采購工作的好壞，直接影響了工程的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善的采購工作流程是提高采購效率，較低成本最有效的方法。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，采購部需要生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項(xiàng)目的順利實(shí)施做出各自的貢獻(xiàn)。

　　具體的工作流程如下圖所示：

　　1、在項(xiàng)目的初始運(yùn)作階段，采購部根據(jù)項(xiàng)目部、投標(biāo)部的'具體要求，配合進(jìn)行投標(biāo)的材料報(bào)價，以更好的達(dá)到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的，更要避免發(fā)生投標(biāo)價低于實(shí)際采購價的情況出現(xiàn)。

　　2、項(xiàng)目正式運(yùn)作后，采購部應(yīng)該在第一時間開始進(jìn)行所需材料的采購準(zhǔn)備工作。生產(chǎn)計(jì)劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實(shí)際需求，對采購部下達(dá)《材料申購單》（附表1）此單由申請人填寫，生產(chǎn)或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后生效，一試三份，一份申請人留存，一份發(fā)往采購部，一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。

　　3、采購部接到《材料申購單》后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實(shí)際情況，向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的3家—5家發(fā)出《材料詢價單》（附表2）。供應(yīng)商根據(jù)要求確認(rèn)價格后對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應(yīng)商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》（附表3），同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準(zhǔn)備收貨。

　　4、供應(yīng)商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運(yùn)輸，各項(xiàng)具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準(zhǔn)。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。

　　5、工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無誤后才能進(jìn)行收貨，然后填寫《材料到貨單》（附表4），相關(guān)責(zé)任人簽字后回傳采購部。

　　6、工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務(wù)后，及時通知采購部，由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進(jìn)行運(yùn)輸。建議物流公司相對固定，便于統(tǒng)一定價，統(tǒng)一結(jié)算，節(jié)約運(yùn)輸成本。

　　7、項(xiàng)目完成后，采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時，采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領(lǐng)用單》，同時向財(cái)務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認(rèn)單》，如有需要，采購部有義務(wù)向財(cái)務(wù)部提供《材料訂購單》以及各家供應(yīng)商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況安排付款額度。

　　8、供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財(cái)務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。

　　四、采購部發(fā)展規(guī)劃

　　原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點(diǎn)。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點(diǎn)呢？

　　降低采購成本不是一個短期的目標(biāo)，也不是短期內(nèi)就可以達(dá)成的目標(biāo)，而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠(yuǎn)發(fā)展策略，是需要長期的工作經(jīng)驗(yàn)的積累和公司整體的采購流程，采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標(biāo)。

　　我們采購部的初步計(jì)劃如下，其中的時間和工作目標(biāo)根據(jù)實(shí)際情況會作出相應(yīng)調(diào)整，但是保證前進(jìn)的大方向永遠(yuǎn)不變

　�。ㄒ唬┰�3個月內(nèi)完成采購體系的建立，包括采購制度，工作流程，供應(yīng)商管理等制度。進(jìn)行供應(yīng)商資格的初步審核，每種材料確定出5—10家候選供應(yīng)商。開始逐步實(shí)施采購工作流程。

　�。ǘ�）在6個月內(nèi)完善采購體系，修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進(jìn)一步完善供應(yīng)商系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)。讓采購工作流程走入正軌，高效，準(zhǔn)確的運(yùn)行。

　�。ㄈ�）在1年內(nèi)建立高效的采購團(tuán)隊(duì)，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報(bào)驗(yàn)不及時等工作失誤，不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失，建立完善的采購管理體系，能初步感受到采購工作流程高效、準(zhǔn)確帶來的便利，能看到采購成本降低帶來的實(shí)際效果。

　�。ㄋ模┰�2年內(nèi)建立起相對固定的采購團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商隊(duì)伍。能切實(shí)看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。

　　（五）大膽設(shè)想：5—10年后，公司以自主設(shè)計(jì)，自主研發(fā)牽頭，以符合科技進(jìn)步的產(chǎn)品、技術(shù)為主打，以完善的組織結(jié)構(gòu)，人員搭配為根基，以高效、先進(jìn)的管理體系為依托，建立一個集研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝、調(diào)試、售后服務(wù)為主線，涉及鋼結(jié)構(gòu)工程設(shè)計(jì)、施工，通信工程設(shè)計(jì)、施工，物流，工業(yè)品貿(mào)易等跨行業(yè)的集團(tuán)公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應(yīng)商，為公司的發(fā)展提供最大限度地支持。

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