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怎樣才是好的行政管理者
管理人最大的責(zé)任，是盡量利用他周圍可用的資源。人才就是其中最大的資源。很多管理人員都有一種似是而非的想法，以為做每一件事，都有一個(gè)最好的辦事方法，故此常嚴(yán)格規(guī)定下屬，做某事情必須用某某方法處理，結(jié)果使下屬疲于奔命，卻一事無成。老實(shí)講，世上根本沒有所謂“最好”的東西。任何事情，都會(huì)因時(shí)空不同,環(huán)境有異，而有所改變。因此，辦事的方法，也必須因時(shí)制宜，作出應(yīng)變。沒有永恒不變的時(shí)空環(huán)境，就沒有永恒不變的事情，更莫談?dòng)篮悴蛔兊霓k事方法。日久常新，是自我對(duì)環(huán)境變化作出反應(yīng)與調(diào)節(jié)的結(jié)果，而非“停下來便可以超越一切”的智慧。
一、管理要著重人際關(guān)系
管理行政人員通常都以為，他們的工作目標(biāo)，是找出一個(gè)最佳的管理方法、系統(tǒng)和制度，這樣就可以把行政工作做到最好了�？上�，這種做法，只是對(duì)事不對(duì)人，管事而不管人。如用這種管理想法,將大錯(cuò)特錯(cuò)。
搞行政管理而不重視“人”，甚至忽略“人”，簡直是本末倒置，因?yàn)槿魏喂芾�，都要透過人參與，透過人的感情、思想和行動(dòng)才能完成。所以，一個(gè)管理人員的工作，是要跟下屬溝通、作出承擔(dān)及對(duì)下屬支持，才能得到他們的信任，上下一心，大家有同樣的信念、目標(biāo)及工作價(jià)值觀，然后才說得上管理。
換言之，管理人員要取得工作效果，需要員工對(duì)上司信賴、工作目標(biāo)清清楚楚、工作態(tài)度完全投入，只有做到這幾點(diǎn)，管理人員才可以在工作上，取得卓越的成果。很多威風(fēng)八面的行政人員，常常忘記了別人尊重他，不是因?yàn)樗娘L(fēng)采和魄力，而是在他背后那龐大的機(jī)構(gòu)。
二、人的優(yōu)點(diǎn)是資源
主管最大的責(zé)任，是盡量利用他周圍可用的資源。人才就是其中最大的資源。人有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。只有優(yōu)點(diǎn)才是資源，缺點(diǎn)則毫無利用價(jià)值，所以，一個(gè)主管最重要的工作，是去發(fā)掘下屬的優(yōu)點(diǎn)，盡量加以利用發(fā)揮，而毋須挑剔下屬的缺點(diǎn)。既然缺點(diǎn)毫無用處，犯不著為它花時(shí)間。
三、改善下屬的能力
主管的責(zé)任，是去改善下屬的工作能力，不是去改變或改造下屬的工作能力。改善——是當(dāng)發(fā)現(xiàn)下屬工作能力的優(yōu)點(diǎn)時(shí)，給予支持、鼓勵(lì)，創(chuàng)造有利環(huán)境，使下屬的優(yōu)點(diǎn)盡量得到發(fā)揮；改變或改造——是當(dāng)發(fā)現(xiàn)下屬的弱點(diǎn)或缺點(diǎn)時(shí)，總覺得如芒刺在背，非把它改變或消除不可。但這樣做，通常于事無補(bǔ)，反而帶給下屬無謂的困擾和壓力，最終使下屬對(duì)自己產(chǎn)生極大的反感，且對(duì)工作失去興趣和激勵(lì)性。事實(shí)上，我們只有能力去協(xié)助別人作出改善，而沒有能力去改造別人。成年人更難改頭換面加以改造，只能透過外界環(huán)境的影響，使他不自覺地自我改進(jìn)。
四、一流的主管
我們做管理的人一定要明白，我們行使權(quán)力的效能，不光是來自我們的職位，更大部分是來自下屬對(duì)我們行使權(quán)力的目標(biāo)，有所認(rèn)同。當(dāng)下屬對(duì)我們定下的目標(biāo)，完全信任及同意，我們的目標(biāo)，就成為他們的目標(biāo)。在這種情況下，下屬就會(huì)很投入，去追求彼此相同的目標(biāo)，我們行使權(quán)力，也得到更大的效能。更重要的是，在這種情況下，我們行使權(quán)力時(shí)，施加在下屬身上的壓力最小。所以，下屬能夠在一個(gè)自由的環(huán)境下，盡量發(fā)揮。因此，對(duì)一個(gè)行政人員來說，他行使權(quán)力，主要的認(rèn)授基礎(chǔ)，不是他的職位所賦予的權(quán)力，而是下屬對(duì)他的威信與信心的接受程度。
假如一個(gè)主管要肯定了下屬不會(huì)做錯(cuò)，才放心將辦事權(quán)力下放，讓下屬自由自主地發(fā)揮，那么他永遠(yuǎn)也不會(huì)將權(quán)力下放，而下屬也永遠(yuǎn)沒有機(jī)會(huì)一展所長，盡情發(fā)揮，因?yàn)槿藭?huì)犯錯(cuò)，下屬亦永遠(yuǎn)有犯錯(cuò)的可能，因而他永遠(yuǎn)無法放心。但是，一個(gè)主管的能力，往往就表現(xiàn)在他不放心也能放權(quán)的本領(lǐng)上---能夠?qū)?quán)力下放，當(dāng)下屬出錯(cuò)時(shí)，積極給予承擔(dān)；當(dāng)下屬把事情辦得妥當(dāng)時(shí)，給予鼓勵(lì)，把功勞全都給予他，這樣的主管就近乎第一流了。
五、支持和承擔(dān)
一個(gè)主管的工作，不是去喜歡或討厭某一些人，也不是試圖去改變別人，他的工作，只是去找出每一個(gè)人的優(yōu)點(diǎn)和能力，盡量去創(chuàng)造有利的發(fā)展環(huán)境和條件，使這些優(yōu)點(diǎn)和能力，有獲得充分發(fā)揮的機(jī)會(huì)。他毋須要做下屬的朋友，但他一定對(duì)下屬關(guān)心、支持和作承擔(dān)，以便贏得下屬的信任和依賴。有時(shí)我們會(huì)聽到：“這個(gè)人有野心，不可任用�！闭f這句話的人，通常都有位高勢危之感，害怕別人有野心，怕別人冒上來，取其位而代之。野心是很多人爭取成功的原動(dòng)力。缺乏野心，就沒有做事的勁頭，只有在我們頭上的人所施加給我們的壓力。他們要我們放棄野心，是因?yàn)樗麄兺胗肋h(yuǎn)高高在上，供他們頤指氣使。把野心說成是壞事的人，其實(shí)都是一些不懷好意的人�，F(xiàn)實(shí)中，做事有兩類人。第一類，是對(duì)自己的工作，不斷作出要求，而且盡量做到最好；第二類，是根據(jù)別人對(duì)自己作出的要求，盡量做到最好。這兩類人，對(duì)工作都有建樹。但前者的特性，會(huì)使他成為做事的主人；后者永遠(yuǎn)只是一個(gè)很好的忠仆。
六、可憐的包袱
一個(gè)人的心理包袱及累贅愈多，就愈難成為出色的行政人員。對(duì)事對(duì)人，都緊張著意自己的身份和面子，處處堅(jiān)持自己的執(zhí)著及尊嚴(yán)，對(duì)稍有不符合自己身份與地位的事情，一概不屑而為，結(jié)果把自己活動(dòng)的層面，縮得很狹窄，局限了自己的知識(shí)接觸層面。對(duì)稍有跟自己立場不同、意見不同的人，都拒之千里，覺得他們都冒犯了他的尊嚴(yán)和面子，因而局限了自己能夠運(yùn)用的人力資源。這種人很可伶。要背那么多包袱和累贅，已經(jīng)消耗了他很多精力,搞到自己筋疲力盡，試問，他還有甚么精力將工作做好呢？
七、胸襟與自信
做主管最主要的特點(diǎn)，是要有勇敢氣對(duì)自己的錯(cuò)誤作出承擔(dān)。自己錯(cuò)了，就向下屬坦白承認(rèn)。否則，難以取得下屬的信任。如果他固執(zhí)地堅(jiān)持，只有下屬才會(huì)犯錯(cuò)，而自己則永遠(yuǎn)正確、永不犯錯(cuò)，那么，下屬再也不會(huì)真心真意信任他，依賴他，甚至?xí)梢曀�。承�?dān)其實(shí)就是胸襟，能夠在下屬面前，有承認(rèn)自己錯(cuò)誤的胸襟，必須具備自信。雖然自信并非人人皆有，但作為主管，沒有自信，就沒有統(tǒng)領(lǐng)下屬的資格！很多行政人員每天都迫使自己工作十多小時(shí)，搞到自己筋疲力盡，只是為了體現(xiàn)個(gè)人有征服者的滿足感，以“工作狂”為榮。但我認(rèn)為，他們通常都是一些對(duì)自己缺乏自信的人。
一個(gè)好的現(xiàn)代行政人員，腦袋一定要有足夠的空間和時(shí)間，去思考和吸納新知識(shí)、新資訊，這樣才能有效地管理與輔導(dǎo)下屬工作。一個(gè)在知識(shí)領(lǐng)域上缺乏進(jìn)取的行政人員，不可能是一個(gè)跟得上時(shí)代的優(yōu)秀行政人員；一個(gè)不往大處著眼，只顧埋首工作、執(zhí)著小節(jié)的行政人員，只會(huì)在工作上跟下屬發(fā)生沖突，令下屬感到無發(fā)展空間，導(dǎo)致手下眾叛親離。沒有自信的行政人員,沒有資格管人。工作多年，有很多同事都可以跟自己同步前進(jìn)，其中有不少是由低微的職位做起，到今天已獨(dú)當(dāng)一面，成為一家公司的主管。老實(shí)說，我從未專心刻意去提拔其中任何一個(gè)人，只是當(dāng)工作有空缺出現(xiàn)時(shí)，我覺得他們有能力勝任，便把職務(wù)交給他們。沒有想過提拔他們，我只想到他們?cè)诿考律系墓τ�。此舉很現(xiàn)實(shí)？但世界本來就是這樣現(xiàn)實(shí)。整天渴望別人提拔你，祈望鴻鵠將至的人，真的要好好地想想
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