公交廣告信息管理系統(tǒng)的調(diào)研報告

　　為加快公司信息化建設進程，提高對公司媒體及各項流程，提高精細化管理，近期，由總公司總經(jīng)理助理熊秋帶隊一行7人專程奔赴上海市公共交通廣告有限公司、上海博協(xié)軟件公司進行了調(diào)研學習，主要調(diào)研學習公交行業(yè)廣告媒體資源管理系統(tǒng)建設經(jīng)驗�，F(xiàn)將調(diào)研情況匯報如下：

　　一、我司當前內(nèi)部管理中的針對性問題

　　進一步整合信息資源，推進公交企業(yè)管理。

　　近日，我們奔赴上海，調(diào)研學習包括在上海市公共交通廣告有限公司、上海博協(xié)軟件公司取經(jīng)，其主要內(nèi)容：1、廣告業(yè)務管理系統(tǒng)的構(gòu)成和應用；2、管理系統(tǒng)實施后對企業(yè)管理的效用；3、其他業(yè)務系統(tǒng)。上海市公共交通廣告有限公司委托上海博協(xié)軟件公司安裝廣告媒體資源管理系統(tǒng)以后，廣告媒體資源管理今非昔比，變化較大。使公交信息系統(tǒng)注入智能化內(nèi)容，工作效率和企業(yè)形象明顯提升。調(diào)研中，發(fā)現(xiàn)目前我們存在以下幾點問題：一是我們公司全部都是用EXCEL表做，每個公司都有一個管理媒體，一個管理合同的助理負責，各行其是，沒有形成統(tǒng)一的系統(tǒng)。如果需要查詢東西的話，就不是很方便。顯然，傳統(tǒng)的公管理方法已不適應市場經(jīng)濟的發(fā)展；二是廣告媒體資源管理上，沒有導入軟件系統(tǒng)。公交資源配置不優(yōu)化，沒有充分的利用和整合好媒體資源，流動優(yōu)勢沒有發(fā)揮出來。媒體是我們廣告公司的核心，如何有效、高效的管理媒體是廣告公司的重點。手工作業(yè)的過程中往往會有諸如以下的問題難以解決：如銷售人員要了解媒體情況只能通過營銷中心的媒體管理員將資料傳到局域網(wǎng)共享給其他人或是直接去詢問，工作效率低。如媒體何時到期、何時應該上下?lián)Q畫、何時應該提前售出無法及時的提醒，需要人工查詢，非常費時；四是在媒體銷售上，信息反饋速度遲鈍，公司的上層管理者不清楚媒體的售出時間和銷售時間所占比例，也沒用完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，通過手動統(tǒng)計，時間長，數(shù)據(jù)精準度無法得到保證；如客戶信息不完全，客戶情況等在銷售人員手中，易造成客戶流失；五是廣告媒體資源管理人員缺乏必要的專業(yè)培訓，需要系統(tǒng)掌握現(xiàn)代化、智能化和電子化的管理知識。

　　因此，必須用先進的科學技術(shù)融合到公交廣告及企業(yè)的管理中，從根本上解決目前信息反饋速度遲鈍的缺點，優(yōu)化公交資源配置和公交設網(wǎng)布站，改變?nèi)斯ぬ顚憜�、人工統(tǒng)計、人工寫報表等繁重、落后的管理現(xiàn)狀。建立一個低成本、高效益的廣告媒體資源系統(tǒng)，是十分必要的。

　　二、廣告業(yè)務管理系統(tǒng)的構(gòu)成和應用

　　經(jīng)過調(diào)研，我們認識到，上一套比較成熟的廣告媒體資源管理系統(tǒng)，不僅可以徹底改善目前的公交廣告落后現(xiàn)狀，還可以改善整個企業(yè)管理現(xiàn)狀，基本實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化和科學化，使企業(yè)的形象與經(jīng)濟效益大大提升。

　�。ㄒ唬�營運管理

　　眾所周知，營運管理是公交行業(yè)管理的主要內(nèi)容，而廣告媒體資源管理系統(tǒng)里，就包含營運管理的內(nèi)容，因為，只有實現(xiàn)營運管理與廣告媒體資源管理的同步發(fā)展，才能更好地落實廣告媒體資源管理。

　　1、在路線管理上，路線管理包括所有路線的基本信息，可方便了解路線情況，包括路段名稱、行車公司、站臺信息（數(shù)量和站點名稱、站點周圍環(huán)境等）、線路長度等信息。

　　2、在車輛管理上，每輛車信息登記管理，便于查詢每輛車的路線信息、廣告信息等。

　　3、在調(diào)線查詢上，進行車輛調(diào)線記錄登記，便于線路調(diào)整情況。

　　4、候車亭媒體上，候車亭媒體中設置每個站臺的媒體形式，包括媒體編號、規(guī)格、亮燈時間、簡易裝置等設備信息和停靠線路等站臺信息。

　　5、車身廣告調(diào)整上，記錄車身廣告調(diào)整信息，包括廣告訂單信息、調(diào)整前后線路、調(diào)整時間、到期時間等。

　�。ǘ�）媒體查詢

　　營銷人員在簽訂單之前首先會查詢媒體排位情況或媒體空位情況，在確認預定媒體空位的情況下才執(zhí)行簽訂合同的操作。

　　1、車輛排位表

　　顯示每輛車的線路、現(xiàn)廣告內(nèi)容、現(xiàn)到期日期、預廣告內(nèi)容、預發(fā)布期、預上刊日期、預到期日期，可供營銷人員在媒體預定前查詢。

　　2、車輛空位表

　　以統(tǒng)計表形式顯示每條線路每個媒體類型的每月預定量和空位量。

　　3、候車亭排期表

　　顯示每個站臺的候車亭現(xiàn)廣告內(nèi)容、執(zhí)行未上刊、預定廣告內(nèi)容等。

　　4、刊布率

　　刊布率是對媒體資源利用情況的統(tǒng)計，可便于領導層隨時調(diào)整線路、安排媒體、實現(xiàn)全局調(diào)整。

　　（三）銷售管理

　　媒體銷售是業(yè)務管理的基礎，有效管理銷售過程可以減少銷售支出，提高銷售業(yè)績�？蛻羰卿N售的核心環(huán)節(jié)，客戶檔案管理和日常工作記錄可快速查詢每個業(yè)務的客戶拜訪情況；也可查詢每個客戶的拜訪情況，為客戶分析提供數(shù)據(jù)參考。

　　1、客戶檔案管理

　　對客戶資源的登記。可快速查詢每個客戶所有的廣告信息。

　　2、日常工作記錄

　　記錄每次客戶溝通的過程。可根據(jù)外出記錄，清楚每個客戶的拜訪頻率

　　3、外出拜訪記錄

　　外勤登記�？呻S時了解人員動向。

　�。ㄋ模┖贤�管理

　　合同管理是業(yè)務管理的核心，只有生成合同后的媒體才真正占位，成為發(fā)布率統(tǒng)計的基礎數(shù)據(jù)。媒體預定在未生成正式合同前，該訂單只是虛占位。

　　1、媒體預定

　　媒體預定是營銷人員在得到客戶意向后對媒體類型的排隊預約操作。預定有效期過后，還未形成正式定單的，預訂單自動消除，無需人工主動消除。該媒體位自動釋放，可做新的預定。一旦出現(xiàn)重復預定，系統(tǒng)會對后預定單彈出提醒。

　　2、訂單確認

　　訂單確認是在訂單有效期內(nèi)對預訂單的操作，可“取消訂單”，也可“訂單確認”直接生成合同。此處，僅可查詢預訂單，已生成合同的預訂單不再顯示。

　　3、合同管理

　　合同管理是對所有確認訂單的信息管理�？梢愿鶕�(jù)營銷人員、客戶、訂單號等條件查詢合同。

　�。ㄎ澹┴攧展芾�

　　財務管理對合同金額的管理，包括到款明細、開票明細、應收賬款等。開設了催款通知功能，便于營銷人員及時了解并收回賬款。

　　1、營銷部門的業(yè)績、業(yè)務提成等可一目了然。

　　2、到款明細

　　記錄每一筆到款金額，包括每個訂單的到款時間、到款金額、到款單位等。

　　3、開票明細：記錄開票信息。

　　4、應收賬款：系統(tǒng)會按照要求將應收賬款進行提醒，從而使財務人員不需要一筆一筆單子進行查詢核對。

　　5、成本結(jié)算：根據(jù)合同的不同，媒體的不同，進行分門別類的進行成本核算，免去了財務人員以前的一項一項的手工錄入。

　�。�六）設計管理

　　設計管理是對廣告設計業(yè)務的管理。

　　1、設計申請

　　設計申請是廣告設計業(yè)務提出。

　　2、車身廣告訂料

　　車身廣告訂料是對車身設計需要的材料的預定。

　　3、候車亭廣告訂料

　　候車亭廣告訂料是對候車亭設計需要的材料的預定。

　　4、制作管理

　　制作管理是對制作業(yè)務的管理以及日常維護工作的記錄。

　　5、制作派工

　　車身廣告訂料是對車身設計需要的材料的預定。可以查詢指定訂單的派工或根據(jù)派工狀態(tài)篩選。

　　6、發(fā)布調(diào)整

　　發(fā)布調(diào)整是對已發(fā)布廣告的重新調(diào)整發(fā)布。

　　7、日常維護

　　日常維護是對廣告制作的記錄。

　　8、廣告監(jiān)測

　　廣告監(jiān)測是對車身、候車亭廣告的監(jiān)測。系統(tǒng)設置提前5日提醒媒體管理員安排監(jiān)測。

　�。ㄆ撸┫到y(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理是對使用系統(tǒng)的用戶、角色、權(quán)限的設置。

　　1、用戶管理

　　用戶管理是為每個使用系統(tǒng)的用戶開設一個賬戶。

　　2、角色管理

　　角色管理是公司內(nèi)部職務或職能的定義。

　　3、權(quán)限管理

　　權(quán)限管理是對申請的用戶根據(jù)其角色的不同配備不同的權(quán)限。

　　4、流程管理

　　流程管理是對業(yè)務流轉(zhuǎn)節(jié)點的設置，可以指定角色執(zhí)行人。

　　5、流程管理

　　流程管理是對業(yè)務流程的控制，是數(shù)據(jù)有效性的保證。

　　流程管理共分為5個流程-----合同啟動流程、合同執(zhí)行流程、設計流程、監(jiān)測流程和補缺補損流程。

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　　提醒警報是在各個功能模塊中對業(yè)務的自動提醒功能，是能夠使其輕松應對，避免了廣告到期，但遺忘完成的情況發(fā)生。

　　1、廣告到期提醒

　　設置廣告到期前15日到期下刊提醒。

　　2、日程提醒

　　設置日常工作前一日提醒。

　　3、客戶事件提醒

　　設置客戶事件前一日提醒功能。

　　4、請款警報

　　設置訂單的請款警報功能。

　　5、催款警報

　　設置訂單的催款警報功能。

　　6、首到款通知

　　設置訂單的首到款通知功能。

　　三、管理系統(tǒng)實施后對企業(yè)管理的效用

　　安裝和使用廣告媒體資源管理系統(tǒng)以后，可以為公司日后的發(fā)展插上騰飛的翅膀，增收節(jié)支，管理到位，工作效率大大提高，企業(yè)形象在同行業(yè)中也有效提升。具體地講，有以下幾點：

　　1、實現(xiàn)信息有效的流通：營銷人員隨時查看媒體情況，能快速把握客戶，簽訂合同。

　　2、提高工作效率：通過業(yè)務單據(jù)流轉(zhuǎn)的自動化，避免了傳統(tǒng)單據(jù)流轉(zhuǎn)時由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費，保證了工作能夠快捷、準確的被處理。

　　3、實現(xiàn)有效管理：有效監(jiān)管工作人員的工作情況，實現(xiàn)實時工作任務的監(jiān)督與催辦。

　　4、工作流程化更加明了，各個工作崗位和環(huán)節(jié)，嚴格按照流程規(guī)定辦事和操作，有條不紊，工作有序。

　　5、職責分明：工作崗位與工作職責更加明確，增強人員的責任感，減少工作中的推托、扯皮等現(xiàn)象。

　　6、降低成本：大大減少辦公開支，降低管理成本。節(jié)約時間、節(jié)約紙張、節(jié)約電話費、傳真費用等，減少了差錯率，提高整體的工作效率。

　　7、瀏覽器使用方式，無須安裝專用程序，實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公，使辦公不再受地域的影響，可以通過網(wǎng)絡連接隨時隨地辦公。

　　8、信息集中管理、支持企業(yè)內(nèi)部用戶信息共享。

　　9、采取權(quán)限配置的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。

　　10、進一步提升精細化管理

　　11、無紙化辦公：電子化、智能化的管理，實現(xiàn)了無紙化辦公。使工作效率大大提高，工作數(shù)據(jù)的采集全面而完整。

　　當然，由于是電子化操作，必須注意系統(tǒng)維護，防止出現(xiàn)系統(tǒng)故障，而使整個系統(tǒng)癱瘓。同時，要注意加強系統(tǒng)管理操作人員的業(yè)務培訓和崗位練兵，避免出現(xiàn)操作風險和失誤。

　　我們與上海的區(qū)別就是，他們整個車輛的信息資料他們?nèi)�部相當�(shù)娜�面，如有車輛變動或年檢，均會第一時間通知廣告公司進行系統(tǒng)資料更新；我們是分了好幾個公司負責的，而我們廣告公司主要就是負責企業(yè)的宣傳和廣告營收，如果我們上了這個系統(tǒng)后，也就是希望各營運公司或相關(guān)處室能夠大力的配合和支持工作。

　　四、建立實施該管理系統(tǒng)對我司的挑戰(zhàn)

　　隨著廣告媒體資源管理系統(tǒng)安裝和使用，進一步提升精細化管理，成為擺在我們公交廣告公司面前的一道新的課題。精細化管理，不僅需要我們的的管理人員掌握一定的現(xiàn)代化管理知識，計算機系統(tǒng)管理經(jīng)驗，而且，對我們的普通工作人員，也將面臨全新的挑戰(zhàn)，需要熟練掌握媒體資源管理的工作流程，按規(guī)定操作，避免出現(xiàn)操作失誤，同時，要為客戶負責，廣告經(jīng)營管理發(fā)布的過程中，確保廣告效果，實現(xiàn)客戶、公交公司與我公司的多贏格局。

　　五、建立和實施該管理系統(tǒng)的資金投入和管理流程

　　財務管理對合同金額的管理，包括到款明細、開票明細、應收賬款等。開設了請款通知、催款通知功能，便于業(yè)務員及時了解并收回賬款。

　　銷售部門業(yè)績、銷售提成等模塊可根據(jù)用戶需求添加。

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